オフィスのコスト削減ポイント

新オフィスへの移転にともない、会社の電話の使用状況を再度見直してみると、固定電話の使用頻度が低かったり、ファックス専用回線が使用されていないなど、無駄な設備が多いことに気付きます。 もっとも効果的な見直し方法としては、引越しする前に社員全員で業務の「見える化」を行うことです。社員全員に何を、いつ、どのように使っているか、を確認します。 次に、セクション設置されている通信機器や設備をピックアップして、頻繁に使われているもの、数を減らしても足りるもの、不要なものなどを判断していきます。新オフィスでは、各セクションで不要なものや使用頻度が少ないものは数を減らし、共有スペースに移すなどしてコスト削減を図ります。

社員が個人で契約している携帯電話を業務と兼用して、通信費を会社に請求している場合は、移転をきっかけに会社で一括契約した携帯電話を社員に持たせることをおすすめします。 会社の団体契約であれば、社員間の通話が無料になるなど通信費が割安になりますし、 さらには個人契約の電話番号を相手方に知られたり、相手方の情報が残るなどの個人情報の漏えいも防止することができます。

オフィスで使用する通信機器や通信回線は、契約時から変更せずにそのままのプランで使用していませんか？ 通信関係の製品サイクルは早いため、契約時よりもお得なプランが登場している場合が多々あります。 オフィス移転を機に、通信機器、通信回線の契約をしているキャリアに問い合わせて、現在よりお得なプランが無いかを確認することをおすすめします。 また、電話・インターネットなど、さまざまなネットワーク回線を一本化したり、請求を一括することでより大きくコストの削減を図れる場合があります。例えば、オフィスの固定電話をIP電話にすることで、基本料金や通話料を安く抑えることができます。電話のIP化に際しては、オフィスの通信機器を専門に扱う会社などに相談すると良いでしょう。

オフィス内コストの大きなウェイトを占めるものに、印刷コストもあります。 もう一つの大きなコストである事務用品（消耗品）は、多くの会社がインターネット上の販売業者から購入することによってコストを削減していますが、印刷に関しては従来のままという場合が多いのではないでしょうか。 リースしたコピー機を使用している場合、コピー機は構造上定期的なメンテナンスが必要なため、印刷する度にカウンター料金と呼ばれる保守料金を徴収されています。 オフィス移転を機に、より安い機種のコピー機への見直しをすることで保守料金を削減できる場合があります。 あらゆる製品にいえることですが、非常に速いペースでエコ設計が進化しているため、コピー機を入れ替えることで節電効果も見込めます。

オフィスの移転は節電に取り組む良い機会です。毎日必ず使用する照明を最新のLEDに変更したり、レイアウトを工夫して、外光をうまく使うことで大きなコスト削減が期待できます。分散されたオフィスを統合することも、大きな節電効果が見込めます。 また、夏のエアコンの設定温度を1℃高く設定すると約13％の節電になるといわれています。こまめに調整する事でも消費電力を削減できますので、まずはできる所から節電をしていきましょう。