フリーアドレスとは？
フリーアドレスは、簡単に言えば一人ひとりが自分の机を持たず、どこに座ってもいいスタイルのことです。以前から導入する企業はあったものの、それほど普及はしていませんでした。それが、コロナ禍で在宅勤務が取り入れられたことで、今までと同じ広さのスペースが必要なくなったと考えて、出社率の低い社員の席の無駄を省くためオフィスをフリーアドレス化する企業が増えてきました。
ただ、導入を考えるタイミングはそれだけではありません。最も多いのはオフィスを移転、または増床する際に、より使いやすくしたいという目的で導入するケースです。オフィスを新設する際に最初からフリーアドレスを導入する企業も増えてきました。コスト削減が目的というよりも、働き方の変化に対応するために導入するケースが多いといえます。
フリーアドレスをオフィスに導入するメリット・デメリットは
 |
フリーアドレスを導入するメリットは、社員の人数が増えてもリモートワークや在宅勤務を組み合わせることで、オフィスを増床することなく対応ができることです。社員の増減に左右されないオフィスを構築できます。また、これから社会人になる人たちは、学校でリモート授業が当たり前になった世代です。採用活動をする上でも、フリーアドレスやリモートワークなどに対応していることはプラスに働くと考えられます。
一方、デメリットもいくつかもあります。代表的なデメリットは、社員の居場所が把握しにくくなることです。上長と相談したいことがあっても、どこにいるのかわからないということが起きるため、出勤したときに誰がどこに座っているのかは確認する必要があります。また、出退勤を含めてあまり自由にしすぎると、オフィスで姿をみないと思ったら、勤務時間中に転職活動をしていたといったケースもあります。会社への帰属意識を失わせない仕組みが不可欠です。 |
|
フリーアドレス導入失敗事例と、未然に防ぐ方法は
もちろん、フリーアドレスを導入したけれども、失敗したと言わざるをえないケースもあります。よくあるパターンは、社員が毎日同じ席に座ってしまい、席が固定化してしまうことです。様々な理由で固定デスクのときと同じ状況を作り、結果的に固定席に戻ってしまうことで何のために導入したのか分からなくなります。
固定化を防ぐためには、まずは同じ席には座らないルール作りが必要です。あわせて、ハード面での環境整備を進めることも有効です。
例えば、卓上に固定の電話機があると、「自分の電話機がそこにあるから」という理由でその席に座らなければならない環境となってしまいます。その場合は電話をクラウドPBXにすることによって、固定化を防ぐだけでなく、レイアウトも自由に変更できるようになります。
導入に失敗しないために最も大事なことは、会社としてフリーアドレスに取り組むことを、社員に向けてきちんとメッセージとして示すことです。その上で、フリーアドレスによって、生産性やオフィスの機能性が向上する環境整備をしていくことが重要だと言えるでしょう。
フリーアドレスはどんな場合、オフィスに導入すべき？
では、フリーアドレスは、どのような場合に導入すればいいのでしょうか。先に触れたように、オフィスを移転する、または新設するときがタイミングとしては最も多くなっています。そのような物理的な環境の変化以外では、導入する動機がはっきりしたときがタイミングといえます。
フリーアドレスを導入する動機はいくつか挙げられます。1つは異なる部署同士や、メンバーの間でのコミュニケーションを強化したいときです。フリーアドレスは部署関係なく空いている席に自由に座るので、組織を超えたコミュニーケションの活性化が期待できます。その際、リモートワークや在宅ワークを組み合わせる働き方を取り入れれば、社員全員分の席を用意する必要はありません。
もう1つは、オフィスを有効に活用したいと考える場合です。単に固定の席をなくすというだけでなく、集中して仕事ができるスペースを用意するなど、従来の固定席にはない機能をもたせることができます。これまでになかったミーティングスペースや、リラックスするスペースを作ることも可能です。より機能性をもたせたオフィスにしようと考えたときに、フリーアドレスの導入は選択肢になってきます。
ただ、フリーアドレスの導入に向かない業種もあります。保険業のように書類の量を減らすことができない業種や、特殊な建築設計などで一人の作業スペースが区切られている場合には、フリーアドレスは導入しづらいでしょう。
フリーアドレス成功の秘訣！オフィス移転コンサルの見解
オフィス空間では2021年に自社オフィスを改修して、完全フリーアドレス制に移行しました。この経験をもとにフリーアドレスを導入する企業へコンサルティングを行っています。オフィス空間が実践した内容から、成功するためのポイントを見ていきます。
オフィス空間は、渋谷駅に直結する渋谷マークシティの約470坪のオフィスで、メガグループ傘下の他の企業とともに業務を行っています。渋谷本社ではグループ全体で毎年30人前後の新入社員の採用をしているため、社員が増えるたびにレイアウトを変える必要があったほか、書類が増えることで倉庫スペースを増設する必要があるなど、従来のオフィスのあり方では面積を拡大しても追いつかない状況でした。
その悩みに直面している時期にコロナ禍となりました。2020年5月の緊急事態宣言が出る直前に増床を決めた際、新しい働き方に対応していこうと、完全フリーアドレス制の導入を検討し始めました。2021年1月にオフィスのフルリニューアル工事を実施して、2月からフリーアドレスに完全に移行しています。
意識したのは、グループ内の各企業のメンバーが自然に交わることができるオフィス作りです。フリーアドレスのほか、カフェスペースやリフレッシュスペースなどの場所を作りました。さらに、効率よく働けるスペースとして、デュアルモニターで作業できる席や、WEB会議ブース、集中ブースなども備えました。
フリーアドレス導入でオフィス空間はこう変わった
 |
フリーアドレス化を進めたことで、オフィス空間でも大きな変化が起きました。まず、これまでよりもお洒落なデザインのオフィスになったことで、社員から好意的な声が寄せられました。最初は慣れないという人もいましたが、数か月もすれば慣れてスムーズに運用できるようになり、全体としては士気の向上につながっています。
また、グループ内にはオフィス空間以外にも、情報通信、システム関連、求人、動画制作、広告など異なる業務をもつ企業があります。フリーアドレス化によって共通のスペースで働くことで、組織を超えたコミュニケーションが取れるようになり、お互いの顧客を共有して新たな提案をするといったシナジー効果も生まれています。
組織単位だけでなく、個人単位でも変化が起きました。社員からは「同期同士など横のつながりが強くなった」ことや、「今までは顔を会わせることもなかった他の組織や部署の人たちと話すようになった」といった感想を聞きます。個人単位でもコミュニケーションの幅が広がることで、社内の活性化につながっています。 |
|
フリーアドレスを実際、オフィスに導入する際の流れは
フリーアドレスを導入するには、まず導入の目的を定めて、フリーアドレスの対象者を決めます。それから、座席数や運用方法を固めていき、デスクやツールなどを選びます。
オフィス空間では、全員がフリーアドレスで働くことができる環境を整えつつも、総務や経理、システム管理など、固定席の方がスムーズにできる業務についてはグループアドレス制を導入しました。
導入にあたって特に重視したのは、出社することに意味があるオフィスにすることです。在宅勤務が増えたことで、今までの通勤時間がもったいなかったと考える一方、自宅では長時間の作業に適したイスがないために腰が痛くなることや、家族がいて集中するのが難しいといった課題も出てきました。業務を効率よく進める上では、出社することの重要性が再認識されました。
そこで用意したのが、オフィスに来たくなるような仕掛けです。様々な業務スペースを用意することによって、自分が最も効率よく働ける場所を選択できるようにしました。また、机を柔軟に組み合わせることができるスペースを活用することで、これまで以上にチームビルディングが円滑に進むようになりました。
オフィス空間でフリーアドレス導入時に作ったルール
フリーアドレスを社内に浸透させるためには、ルールを作ることが重要です。オフィス空間で決めたルールは、基本的には同じ席には座らないことです。席の固定化を防ぐために、メガグループのクラウドPBXサービスのSPICAを導入することで、自分の携帯電話などで代表電話や内線電話を受けられるようにして、固定電話をなくしました。
書類や備品については保管する場所を決めて、必要なときに取り出して、使い終わったら元に戻すルールにしました。自分の荷物を入れるパーソナルロッカーを用意することで、フリーアドレスの机に私物や備品が置きっぱなしになることを防いでいます。
さらに、それまで社内にあった慣習も変えています。掃除やごみ捨ては社歴の浅い社員が行っていましたが、リモートワークなどで出社しない場合もあるので、全員がそれぞれで行うようになりました。
これまで主にアシスタントのスタッフが行っていた来客へのお茶やお水の提供については、フリーアドレス導入後は営業の担当者が自分で出すように変えました。ルール作りは、社員全員がそれぞれの立場で働きやすい環境を作ることに重きを置いています。
オフィス見学でフリーアドレス導入の実例と運用を知る
オフィス空間では、フリーアドレスの導入によって生まれ変わったオフィスを見学できる「オフィス見学」を、東京渋谷本社と名古屋オフィス、大阪オフィスで実施しています。
社員が実際に働いている状況でフリーアドレスのオフィスを見学できます。実際に業務が行われている中でのWEB会議ブースの使い心地を体験できるほか、ブースやオフィス家具は複数のメーカーのものを使用しているので、メーカー別に比較することも可能です。
東京オフィスは約470坪と広いですが、一つひとつのスペースに異なる意味を持たせています。そのため、50坪くらいのスペースにフリーアドレスを導入している場合でも、参考にしやすい作りになっています。
一般的に、メーカーのショールームを見ただけでは、仕様が豪華なことから手が届かないと考えるケースも少なくありません。それに対して、オフィス空間が実施しているオフィス見学は、比較的導入しやすい設備でオフィスを構築していることと、実際の運用状況について説明ができることが特徴です。
オフィス見学の詳細はコチラ
