【2026年最新】オフィス移転チェックリスト：総務担当者が失敗しないための完全ガイド

オフィス移転は単なる引っ越し作業ではなく、企業活動全体に影響を及ぼす大規模なプロジェクトです。

物件の契約や内装工事、レイアウト設計といった目に見える作業だけでなく、原状回復の手配、各種インフラの移設、什器や備品の管理、社内外への周知対応など、数多くの業務が同時並行で進みます。 これらは短期間に集中することが多く、担当者の経験や記憶だけに頼って進めると、確認漏れや手配遅延が発生しやすくなります。

特に総務担当者は、社内調整の窓口として経営層・社員・外部業者の間に立ち、全体進行を管理する役割を担います。そのため、一つのミスが業務停止や追加コスト、安全面のトラブルにつながるリスクも否定できません。こうしたリスクを最小限に抑えるために有効なのが、オフィス移転の工程を俯瞰できるチェックリストです。

チェックリストを活用することで、移転前・当日・移転後の作業を時系列で整理でき、進捗管理や抜け漏れ防止が可能になります。また、関係者間で共通認識を持てるため、情報共有の精度向上にもつながります。

オフィス移転を成功させるためには、全体像を正しく把握し、計画的に進めることが不可欠であり、その基盤となるのがチェックリストなのです。

オフィス移転でよくある失敗事例6選

オフィス移転は計画的に進めても、注意点を見落とすとさまざまなトラブルが発生します。ここでは総務担当者が押さえておくべき、よくある失敗事例を6つ紹介します。


これらの失敗事例は、どれも事前準備やチーム連携を徹底することで防げます。特にスケジュール管理、社員への情報共有、業者との調整は、オフィス移転成功の重要ポイントです。事例を理解して対策を講じることで、トラブルの少ない安全な移転を実現できます。

オフィス移転を成功させるためには、移転の約6ヶ月前から計画的に準備を進めることが重要です。この時期は、具体的な作業に着手する前段階として、プロジェクト全体の方向性と体制を固めるフェーズにあたります。

まず取り組むべきは、移転の目的や背景を明確にすることです。人員増加への対応、働き方改革、コスト削減など、目的によって必要なオフィス規模やレイアウト、設備要件は大きく変わります。

次に、社内のプロジェクト体制を整えます。総務担当者を中心に、経営層や各部門の代表者を巻き込み、意思決定や情報共有の流れを明確にしておくことが重要です。あわせて、大まかなスケジュールと予算感を設定し、移転完了までの全体像を把握します。この段階でスケジュールに余裕を持たせておくことで、後工程でのトラブル対応もしやすくなります。

さらに、現オフィスの契約条件や解約予告期間、原状回復義務の内容を確認し、移転時に発生するコストや制約を洗い出します。こうした基礎情報を整理しておくことが、無駄な出費や手戻りを防ぐ第一歩となります。6ヶ月前の準備が、その後のオフィス移転全体の成否を左右するといっても過言ではありません。

移転プロジェクトチームの編成と役割分担

円滑なオフィス移転を実現するには、チームの編成と役割分担が重要です。

まず、総務担当者を中心にプロジェクトリーダーを置き、経営層や各部門の代表者、外部業者との連絡窓口を含めた体制を整えます。リーダーはスケジュールや予算の管理、社内外の調整を統括します。部門代表者は自部署の業務内容や必要設備の確認、社員への周知を担当し、IT・通信担当はネットワークや電話回線の移設計画を管理、内装・什器担当はレイアウト設計や備品の手配を担います。

責任範囲を明確にすることで、作業の抜け漏れを防ぎ、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制が築けます。チーム全員が全体像を共有することが、移転成功の鍵となります。

現オフィスの課題分析と新オフィスへの要望整理

移転計画を進めるうえで、まず現オフィスの課題を整理することが重要です。スペース不足や動線の悪さ、会議室や収納の不足、設備の老朽化など、日常業務で感じる不便や効率低下の原因を具体的に洗い出します。社員アンケートや部門ヒアリングを活用すると、現場の生の声を反映でき、課題の優先順位を明確にすることが可能です。

同時に、新オフィスに求める要望を整理します。将来的な人員増加に対応できるレイアウトや、業務効率を高めるゾーニング、快適な作業環境の確保、テレワークやハイブリッドワークに対応した設備など、目的に応じた条件をリスト化します。これにより、物件選定や内装計画の方向性が定まり、後工程での手戻りを防ぐことができます。課題分析と要望整理は、移転の成功に直結する重要なステップです。

移転計画が具体化してくるこの時期は、新オフィス物件の選定と施工・サービス業者の選定が、プロジェクトの成否を左右する重要な局面です。

まず物件選定では、立地や面積、賃料だけでなく、社員の通勤利便性や周辺環境、将来的な拡張性まで考慮する必要があります。現オフィスでの課題や社員からの要望を反映させることで、実際の業務効率や快適性を大きく向上させることが可能です。

同時に、内装工事や什器搬入、IT・通信インフラの移設などを担当する業者選定も重要です。複数の候補から見積もりや施工実績を比較し、品質、コスト、スケジュール対応力を総合的に判断します。契約条件や工期の柔軟性、アフターサービスの有無も確認し、万一のトラブルに備えることが大切です。

さらに、業者との打ち合わせや現地確認を重ねることで、設計や施工の精度を高め、移転後の不具合や手戻りを最小限に抑えることができます。この段階での慎重かつ計画的な選定作業が、移転プロジェクト全体のスムーズな進行とコスト管理の基盤となります。

新オフィス選定の7つのチェックポイント

新オフィスの物件選定は、移転プロジェクトの成功に直結する重要な工程です。チェックすべき7つのポイントを整理しました。


これらを順に確認することで、物件選定の精度が上がり、移転後の社員満足度や業務効率向上につながります。

業者選定で後悔しないための相見積もり術

施工や引越し、内装工事などを担当する業者選定では、相見積もりを活用することが失敗を防ぐポイントです。まず、複数の業者に同じ条件で見積もりを依頼し、価格だけでなく施工内容や対応スピード、過去の実績も比較します。特に契約条件や工期の柔軟性、追加費用の有無は細かく確認することが重要です。

また、現地調査や打ち合わせを複数回行い、施工の正確性や提案力を評価すると、後々の手戻りを防ぐことができます。相見積もりは、単に安価な業者を選ぶ手段ではなく、品質・コスト・スケジュール対応力のバランスを見極めるための有効な方法です。このプロセスを丁寧に進めることで、移転後のトラブルや追加費用の発生リスクを最小限に抑えることが可能になります。

移転計画が進む3か月前は、本格的な準備段階に入るタイミングです。この時期には、具体的なレイアウト設計や内装工事の着手を進め、移転後の業務効率や快適性を確保することが重要です。まず、社員の業務内容や動線、部門ごとの配置ニーズを踏まえて執務スペースや会議室、共有スペースの配置を決定します。フリーアドレスやハイブリッドワークへの対応など、働き方の変化にも配慮することがポイントです。

同時に、内装工事や設備工事のスケジュールを業者と調整し、工期や作業手順を明確化します。工事の遅延や調整不足は、移転当日の混乱や業務停止につながるため、細部まで計画を詰めることが必要です。

また、什器や備品の発注もこの時期に行い、納品・搬入のタイミングをスケジュールに組み込むことで、作業の重複や抜け漏れを防ぎます。3か月前の準備段階で全体の流れを固めることが、スムーズでトラブルの少ない移転を実現する鍵となります。

効率的なオフィスレイアウトを作る5つの原則

快適で効率的なオフィス環境を実現するためには、レイアウト設計の基本原則を押さえることが重要です。以下の5つのポイントを参考にしましょう。


これらの原則を意識してレイアウトを検討することで、業務効率の向上と社員満足度の両立が期待できます。ただし、実際のオフィスでは、企業規模や業種、働き方によって最適な配置やゾーニングは大きく異なります。机の配置だけでなく、会議室や共用スペースの位置、動線の取り方まで含めて検討することが重要です。

通信インフラ準備：インターネット・電話回線の移設手続き

快適な業務環境を維持するためには、インターネットや電話回線の移設準備を早めに進めることが重要です。まず、現在利用している回線の契約内容を確認し、解約や移転手続きに必要な期間を把握します。

次に、新オフィスでの回線敷設や接続工事の日程を業者と調整し、移転当日までに開通できるようスケジュールを組みます。 さらに、ネットワーク機器や電話機の配置、配線ルートの確認も事前に行い、作業の抜け漏れを防ぎます。

特に複数の部門や外部サービスと連携する場合は、回線停止による業務影響を最小限に抑えるため、事前通知やテスト接続を実施することが推奨されます。計画的な準備により、移転当日もスムーズに通信環境を整えることができます。

移転が目前に迫るこの時期は、社内外への連絡や各種届出を抜け漏れなく実行することが、スムーズな移転の鍵となります。社内では、社員への移転スケジュールの周知を徹底するとともに、新オフィスでの座席表や業務動線、共有ルールなどを詳細に伝えます。

部署ごとに担当者やチームリーダーを決め、引越し当日の役割分担や搬入・搬出作業の手順を明確化することで、混乱や業務停止を防ぎます。加えて、社員からの質問や不安点に対応する窓口を設けると安心感が高まります。

社外への対応も同様に重要です。取引先や顧客への住所変更通知、郵便物や宅配物の転送手続き、契約先や金融機関への届出、各種官公庁への移転届など、必要な手続きはリスト化し、担当者を割り振って管理します。

また、通信・インフラ業者や内装・引越し業者への最終確認も忘れずに行い、工事や搬入スケジュールに齟齬がないか再確認します。

この段階での徹底した連絡と届出の実行により、当日のトラブルや混乱を最小限に抑え、移転後も業務を滞りなく開始できる体制が整います。計画的かつ細部まで配慮した準備が、成功するオフィス移転の土台となるのです。

必須！官公庁への届出手続き完全チェックリスト

オフィス移転では、各種官公庁への届出を漏れなく行うことが法律遵守とスムーズな事業運営の基本です。提出先や期限、必要書類を整理し、チェックリスト化しておくことで、移転直前の慌ただしさを防げます。

▼主な届出先と提出書類例



このリストをもとに計画的に手続きを進めることで、法令違反や届出漏れのリスクを防ぎ、安心して移転作業を進めることができます。

取引先への移転挨拶：タイミングと文面のマナー

オフィス移転の際は、取引先への挨拶を適切に行うことが信頼維持のポイントです。通知のタイミングは、移転の約1～2か月前が理想で、急な変更は混乱や誤解を招くため避けましょう。

文面では、移転日、新住所、電話番号・FAXなどの変更点を明確に伝えることが基本です。
さらに、日頃の感謝と今後の取引継続へのお願いを添えると丁寧です。例えば以下のような書き方が考えられます。

メールで送る場合も、件名に「オフィス移転のお知らせ」と明記すると開封率が上がります。電話やフォロー連絡を組み合わせると、より確実に情報が伝わります。

オフィス移転もいよいよ最終段階となるこの2週間前から当日にかけては、最終確認と当日の段取りを徹底することが、スムーズでトラブルの少ない移転を実現するポイントです。まず、社内外への連絡や各種届出の完了を再確認し、取引先や顧客、公共機関への通知漏れがないかチェックします。

また、什器や備品の発注状況や搬入スケジュールも最終確認し、納品遅延や設置ミスのリスクを減らします。社員には座席表や業務動線の最終案を周知し、当日の役割分担や行動フローを明確にしておくことが重要です。

移転当日は、プロジェクトリーダーを中心に搬出・搬入作業の進行状況を管理します。各部門の担当者が現場で作業をチェックし、通信インフラや電話回線の接続状況、什器・設備の設置状態も随時確認します。トラブルが発生した場合は即座に対応できる体制を整えることが求められます。

加えて、社員の安全管理や作業環境の確認も欠かせません。特に階段や通路の確保、重機や大型什器の搬入時の注意など、安全面の配慮は最優先です。

このように、事前の準備とチーム間の情報共有を徹底することで、移転当日の混乱を最小限に抑え、業務再開までスムーズに進めることが可能になります。最後の2週間の行動が、オフィス移転全体の成功を左右する重要な期間なのです。

現状回復工事の範囲と注意点

オフィス移転において現状回復工事は、賃貸契約上の重要な義務です。原状回復の範囲は契約内容や建物の状態によって異なりますが、壁や床の補修、設備の撤去、配線や照明の戻しなどが一般的です。

契約書に明記された修繕箇所を確認し、過剰な工事や不要な費用が発生しないよう注意が必要です。また、工事費用は見積もりを複数業者から取り、工期や品質も確認しましょう。

注意点としては、工事完了前に管理会社と現地確認を行い、双方で納得した状態で引き渡すことです。作業範囲や費用負担の認識がずれると、トラブルや追加請求の原因となります。

さらに、退去日や引越し日程との調整も重要で、工事遅延によるスケジュールの狂いを防ぐため、事前にスケジュールを組み込み、必要に応じて余裕を持たせて計画を立てましょう。

移転当日のタイムスケジュール例

移転当日によくあるトラブル対処法

移転当日は、計画通りに進まないケースも少なくありません。よくあるトラブルとして、什器や備品の搬入遅延、通信インフラの開通トラブル、社員間での作業指示の混乱が挙げられます。

搬入遅延の場合は、優先度の高い什器や設備を先に搬入する段階的な対応が有効です。通信トラブルが発生した場合は、事前に業者と確認した連絡窓口に迅速に連絡し、バックアップ回線や一時的な作業環境を用意して業務影響を最小限に抑えます。

社員間の作業混乱は、当日の役割分担表やタイムスケジュールを掲示し、リーダーが進捗を管理することで防げます。その他、清掃や現状回復工事の確認不足もトラブルになりやすいため、チェックリストを活用し、各担当者が完了報告を行うことが重要です。事前の準備とチーム間の連携が、移転当日のトラブルを最小限に抑え、スムーズな業務再開につながります。

オフィス移転完了後の1週間～1か月は、抜け漏れなく重要な手続きを実行することが大切です。以下のポイントをチェックしながら進めましょう。


この期間に手続きを整理・完了させることで、移転後のトラブルや追加費用を防ぎ、業務再開までの流れをスムーズにすることができます。移転後1か月は、次の業務運営の基盤を整える重要なステップです。

オフィス移転は、準備から移転当日、移転後まで多くの工程があり、総務担当者には全体管理と正確な対応が求められます。物件や業者の選定、レイアウトやインフラの手配、社内外への連絡、官公庁への届出など、ひとつでも抜け漏れがあると業務に大きな影響が出かねません。そのため、移転を成功させるには、段階ごとにやるべきことを整理し、計画的に進めることが重要です。

当社では、移転準備から完了までの流れを網羅した「オフィス移転チェックリスト」をご用意しています。抜け漏れのない計画立案にぜひお役立てください。