オフィス増床の流れ・進め方についてプロが解説

オフィス増床とは、企業や組織が既存のオフィススペースを拡張することです。組織の成長に伴って従業員数や業務量が増加した際に、新たなスペースや設備を作ることによって、従業員の働きやすさや生産性を向上させることが目的となります。

オフィス増床は、単なる床面積の拡大だけでなく、ビジネスの成長や新しい働き方に対応するための戦略的な選択でもあります。

オフィスの増床と移転の違いは、既存のオフィスをどのように扱うかです。
増床の場合、既存のオフィスはそのまま継続して利用しながら新たなスペースを追加します。一方、移転の場合は既存のオフィスからは離れて、新たな場所にオフィスを移すことになります。

増床と移転にはそれぞれメリットがあり、どちらが良いかは求める条件によって異なります。一般的に、コスト面だけで比較すると移転よりも増床の方が費用を安く抑えられることが多いですが、負担する費用だけで判断してはいけません。増床や移転のプロセスは複雑なので、費用だけでなく、個別の要件も含め総合的に判断するようにしましょう。

オフィスの増床と一口に言ってもその概念は広く、いくつかの種類があり、

• （１）同一ビル内の内部増床
• （２）分室増床
• （３）オフィス移転による増床

に分けられますが、目的や予算に合わせて選ぶことが重要です。
次のチャプターでは、この3つの増床の種類のメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

同一ビル内の内部増床

同一ビル内の内部増床とは、既存のオフィスがあるビルと同じビル内で別のテナントスペースを借りて、オフィスを拡張する方法です。

●メリット

• ・既存オフィスと同じビルなので、入居審査等の手続きがスムーズに行える
• ・会議室等の施設や設備を共有できるため、新たなスペースでの設備投資を最小限に抑えられる
• ・同じビル内での増床なので、なじみ深い場所で働き続けられる。移動の際の負担も少ない

●デメリット

• ・同じビル内にニーズに合った空きテナントがあることが前提となる
• ・別フロアでの増床の場合、社員間の連携やコミュニケーションが難しくなる
• ・増床作業中に騒音や業務への影響が出る可能性がある

同一ビル内の内部増床は、既に関係性があるビルオーナーや管理会社の審査となるので入居の手続きがスムーズに行えることと、比較的費用を抑えやすくコスト面の利点があることが最大のメリットです。しかし、同じビル内に条件にあった空きテナントがあることが前提となるので、増床計画のタイミングが重要です。

また、内部増床の中には、既存のオフィスや事務所を、同じビルの別区画や別フロアに移す「ビル内移転」という選択肢もあります。同じビル内の移転となるため、所在地や電話番号を変更することなく増床が叶います。

分室増床

分室増床とは、既存のオフィスがあるビルとは別のビルに物件を借りて新たなスペースを確保し、オフィスを拡張する方法です。

●メリット

• ・必要な広さやニーズに合った物件を選べる
• ・特定の部門を分けて配置することで職種ごとに最適な環境を提供でき、業務の効率や品質が向上する
• ・新しい環境で働くことで刺激を受け、社員の創造性やモチベーションアップに繋がる

●デメリット

• ・別の物件を借りるための追加コストがかかる
• ・社員間のコミュニケーションや連携が難しくなり、組織全体の一体感や共通の価値観の維持が課題となる
• ・複数の物件を持つことになるため、管理運用が複雑になる

分室増床は、新しい物件を借りるためのコストはかかりますが、求めている条件に合わせて物件を探すことができることがメリットです。条件に合った物件が見つかれば、より効果的な環境を提供できるため、社員の満足度や生産性の向上に貢献するでしょう。ただし、離れた場所では社員間のコミュニケーションが難しくなることが予想されますので、効果的なコミュニケーション手段を考える必要があります。

移転による増床

移転による増床とは、現在借りている部屋やビルなどを解約して、既存のオフィスよりも広い場所に移転し、オフィスを拡張する方法です。

●メリット

• ・必要な広さやニーズに合った物件を選べる
• ・レイアウトを一から設計できるため、効率的な業務環境を構築できる
• ・ブランドイメージの向上に役立つ
• ・新しい環境がビジネスに新たな活力をもたらす

●デメリット

• ・高いコストがかかる
• ・移転には長期的で慎重な計画が必要となる
• ・勤務地が変わるため従業員の通勤パターンに影響を及ぼす

オフィス移転による増床は、ニーズに合った物件さえ選べれば、カスタマイズ性が高く、企業の成長に適した拡張方法のひとつと言えます。また、新しい環境は従業員のやる気を高め、ビジネスに新たな活力をもたらすことでしょう。

ただし、移転には長期的で慎重な計画が必要となります。移転にかかる作業も多いため、コスト以外の負担も大きいことに注意が必要です。

続いてのチャプターでは、オフィス増床の流れについて解説していきます。増床の規模や必要性に応じて調整することはありますが、基本的な流れは、

• ・オフィスをプロジェクトチームを結成する増床する目的を明確にする
• ・プロジェクトチームを結成する
• ・増床方法と場所の選定
• ・レイアウトの考案
• ・各種業者の手配

となります。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

オフィスを増床する目的を明確にする

オフィス増床を検討し始めたら、まずはオフィス増床が必要な理由とその目的を明確にしましょう。従業員が増えたからなのか？事業の拡大なのか？新たな部門の立ち上げのためなのか？等、増床の理由と目的によって、必要な広さは異なります。

必要な広さが分からないことには、内部増床が良いのか、移転が良いのかを判断することもできませんし、目的が定まっていないと、その後の物件選定やレイアウト設計にも判断基準を失ってしまいます。目的を明確にすることで、予算やリソースを最適化でき、また、将来の展望を考慮した計画を立てることもできます。

目的の明確化は、効率的で戦略的なオフィス増床を行うために必要不可欠なステップです。

プロジェクトチームを結成する

オフィス増床の目的を明確にしたら、増床について担当するプロジェクトチームを結成しましょう。
このプロジェクトチームでは、増床のスケジュールや予算の確立、レイアウトまですべてのプランニングを行います。オフィス増床は通常業務と並行して計画されるので、このプロジェクトチームが中心となって進めることで、スムーズに計画実行できるようになります。会社の課題解決に向けてのみでなく、経営層や社員の総意を組み入れたプランニングを行えるとベストです。

増床方法と場所の選定

先述の通り、オフィス増床にはいくつかの種類があります。初めに確立した増床の理由と目的によって増床方法を決めていきましょう。

増床方法が決まったら、次は物件探しです。分室増床と移転による増床の場合は、今のオフィスとは別で物件を借りることになります。賃料、広さ、立地、社員の通勤時間など、様々なことに配慮しながら決めましょう。また、この時に移転による増床を行う場合には、旧オフィスの解約予告も忘れずに行ってください。

内部増床の場合は、今のオフィスと同じビル内で空きテナントを探す必要があるため、既存のオフィスビルの管理会社やオーナーと交渉をします。事前に管理会社やオーナーに増床を検討していることを伝えておくと、テナント募集の前に契約交渉できるよう配慮してもらえる可能性もあります。日頃から管理会社やオーナーとは良好な関係を築いておきましょう。

レイアウトの考案

ここでも、最初に確立した増床の理由と目的が大切な指標になります。増床の理由と目的に加え、現在のオフィスで改善したい点を抽出し、レイアウトの作成を進めていきましょう。

また、この時、長期的な視点でレイアウトを考案することが非常に重要です。将来、更なる従業員数の増加や業務拡大となる可能性や、逆に、リモートワークなどでオフィスを利用する社員が少なくなる場合があるかもしれません。5年後10年後のビジョンを考慮しながらレイアウトを考案することで、ビジネスの持続的な成長と効率的な運営を実現できます。

なお、レイアウトを作成する際は、法律の制限などがあるため、設計・内装業者と協力し作り上げていくことをおすすめします。

各種業者の手配

レイアウトの考案と共に行っていきたいのは、各種業者の手配です。内装業者や引っ越し業者以外にも、電話・インターネット業者、OAリース機器業者、セキュリティ業者など、会社の規模によっても手配する業者は異なりますが、手配忘れが無いように注意しましょう。

内装業者においての選定のポイントは、料金はもちろんですが、増床目的に合ったレイアウトを提案してくれているか、企業イメージと合ったレイアウトを提案してくれているかを軸に選定すると良いでしょう。

また、手配が必要な業者は多岐にわたりますので、弊社オフィス空間のようなまとめて依頼できる業者を選定すると、負担が少なくおすすめです。

オフィス空間で実際に請け負いましたオフィス増床の事例について紹介いたします。

同一ビル内の内部増床事例

【施工事例】株式会社和キャピタル様

隣区画が空いたことによる内部増床の事例です。
今後の増員やサービスの拡張などに対しフレキシブルに対応できるよう、会議室の位置や、設置什器をキャスター付きにするなどの工夫を取り入れています。応接室も来客数の増員に対応できるよう拡張することで席数を増やし、また多人数でのWebミーティングが増えたことにより会議室も増設しました。会議室はスライディングウォールを入れることで、社内でのイベントやセミナー開催など幅広い用途で使えるようになっています。

株式会社和キャピタル様の施工事例を詳しく見る

館内増床事例

【施工事例】株式会社エフ・オー・プランニング様

館内増床の事例です。
過去館内増床を繰り返し、そのたびにレイアウト変更が繰り返され、様々な箇所で問題が起きていたオフィスを、今回の増床を機に一新しました。エントランス、会議室などの来客スペースと執務スペースを明確に分けるゾーニングを提案し、セキュリティゾーンを明確化しています。床の全面貼替も行いましたが、稼働したまま行うことが前提であったため、毎週末工事に入る工程を作成し、約2か月にも及ぶプロジェクトをご担当者様のご協力のなか実現。移転せずとも、オフィスは綺麗にできることを具現化したプロジェクトとなりました。

株式会社エフ・オー・プランニング様の施工事例を詳しく見る

分室増床事例

【施工事例】 弁護士法人岡野法律事務所 新宿オフィス様

新拠点開設による分室増床の事例です。
コーポレートカラーのブルーを基調としたシンプルで飽きのこない明るいエントランスは、訪れるお客様への安心感、従業員の方も居心地の良いデザインにすることにより、新宿開設をはじめとし、今後の発展につながるよう思いが込められた空間となっています。会議室は周りの目線や騒音を気にすることなく商談できるよう、あえてガラス等は使用せず防音重視で間仕切を選定しました。通常よりも広めにスペースを確保することにより圧迫感なくご使用いただけます。

弁護士法人岡野法律事務所 新宿オフィス様の施工事例を詳しく見る

移転増床事例

【施工事例】株式会社フレックスホーム様

移転による増床の事例です。
来客エリアをメインにコーポレートカラーであるイエローグリーンを採用しながら、木目と白をベースとした誰もが馴染みのある、明るいナチュラルテイストに仕上げました。その中でも会議室の1面には、お客様の理念を大きな文字で印字したオリジナルの壁紙を貼り、ダイナミックかつエネルギッシュな空間に。『お客様を素敵な空間でお招きしたい！』というご要望をもとに、明るく爽やかなおもてなし空間が完成しました。

株式会社フレックスホーム様の施工事例を詳しく見る

オフィス増床は、企業が事業の拡大や新しい働き方に対応するための重要なステップの一つです。内部増床や分室増床など、いくつかの選択肢の中から自社にとって最適な方法を選ぶためには、目的を明確にし、あらゆる角度から慎重に検討する必要があります。

オフィス空間では、専門のオフィスコンサルタントがお客様のご要望や増床目的をしっかりとヒアリングのうえ、オフィス増床の最適なコンセプトやお見積りをご提案いたします。オフィス増床をはじめ、オフィスに関するお悩みは是非オフィス空間へご相談下さい。