会社にとってオフィス移転は、単なる引越しではありません。 オフィスの移転に際しては、今までの業務に関する問題点を洗い出しや、フェーズを分けてやるべき作業を洗い出し、発生する費用をシミュレーションする必要があります。併せて、法務局（登記所）・税務署等届出関係の作業を確認し、全体の進行スケジュールを作り、そのうえで企業がより良く、より効率的に業務を行える環境作りをする必要があります。
COLUMN
オフィス移転の費用相場は？業者選定や見積のチェックポイント
なぜオフィスを移転するのか？ 業者選定前の自社分析
（1）事業内容
事業の拡大、新規事業立上げに対応するための移転・適正規模・適正賃料の物件を選びたい → [不動産・不動産管理会社]
・業務に合わせてOA環境を整えたい → [OA機器メーカー]
（2）労働環境
業務効率の改善、オフィス環境改善のための移転・効率的なレイアウトを考えたい → [建築設計・内装デザイン事務所]
・オフィス家具を刷新したい → [オフィス家具メーカーや機器メーカー]
・社内のLANやネットワーク関係など、快適なPC環境を整えたい
→ [OA機器メーカー、電気メーカー]
（3）ビジネスの拠点作り
営業先、取引先、生産地等との折衝に有利な立地への移転・最適な物件を選びたい → [不動産・不動産管理会社]
・戦略的立地や物件を提案してもらいたい → [デベロッパー]
（4）コスト削減
移転を機に固定費の見直し、コスト削減ができるオフィスへの移転・LED照明化で光熱費削減、LED照明のリースやレンタルでイニシャルコストを削減
→ [電気メーカー]
・事務機器等什器備品をリース契約にしてコスト削減したい → [リース会社]
（5）イメージ戦略
企業イメージ、ブランドイメージ向上を目指しての移転・戦略的立地・物件に入居したい → [デベロッパー]
・オフィスデザインで企業イメージを上げたい → [建築設計・内装デザイン事務所]
オフィス移転をそれぞれの業者に依頼すると、このように多くの業者とやり取りをする必要があります。 その手間をすべて一括で依頼できるのが、オフィス移転の「ワンストップサービス」。面倒なやり取りをまとめてもらえるので、手配忘れなどのトラブルを防ぎ、スムーズに移転が行えます。
オフィス移転にかかる費用をシミュレーションする
[移転にかかる経費]
- 〇物件確保 … 預託金・敷金・保証金等
- 〇レイアウトプラン作成 … プランニング・デザイン費
- 〇家具什器、OA機器購入 … 家具什器及び機器購入費
- 〇内装工事（間仕切等） … 内装工事費・サイン工事費・間仕切工事費
- 〇電気照明工事 … 電気工事費・電気照明工事
- 〇電話通信機器工事 … 電話・FAX・受付電話配線工事費
- 〇ネットワーク工事 … LAN工事費・VPN工事費・ネットワーク構築費
- 〇引越し … 運搬費・家具等一時保管費・設置費
- 〇不用品処理 … 不用品処理費・パソコンの廃棄など
- 〇原状復帰（旧オフィス） … 内装修繕費・廃材処理費
[移転に伴い発生する経費]
- 〇印刷費 … 名刺類刷新・告知物等の印刷費
- 〇デザイン費 … 印刷物デザイン費
- 〇各種申請費 … 法務局・税務署への届け出経費
- 〇その他経費 … 移転祝い・記念品作成費など
オフィス移転業者を見極めるポイント
ワンストップサービスも、業者によって行ってもらえる範囲はさまざまです。業者を選ぶときのポイントをご紹介します。
（1）フォロー内容
移転に関する実務以外に、どれだけフォローをしてくれるのか確認しましょう。 引越しのみを安く請ける業者より、レイアウトや電気工事等、フォローする業務範囲が広い業者の方が、結果的に費用対効果が上がる場合もあります。
（2）サポート体制
オフィスの移転を機に、省エネにつながるLED照明や空調に切り替えて固定費削減を目指す、あるいは、ネットワーク環境の構築や通信費などの見直しを考えている場合、その分野のサポート体制が充実している業者を選びましょう。
（3）アフターフォロー
移転後に内装工事の欠陥が見つかったり、想定外の不具合が出て調整が必要になる場合もあります。アフターフォローがきちんとしているかどうかも、業者選定の重要なポイントです。
オフィス移転見積りのチェックポイント
オフィス移転の際に発生する見積りは大まかに以下のようなものがあります。
- （1）物件確保
- （2）レイアウト
- （3）内装工事
- （4）新規家具什器購入
- （5）新規OA機器購入
- （6）電気・配線工事
- （7）引越し
- （8）旧オフィスの原状回復
- （9）不用品処理・廃材処理
- （10）移転に伴う告知印刷 等
オフィスの移転費用計画とコスト管理のポイント
まずは、費用を算出する前に、各所にヒアリング及び資料請求をします。
[旧オフィス]
- ・どの程度の原状回復が必要か、ビル管理・オーナーとの条件確認
- ・現オフィスで使用している什器・機器の移転後の使用有無の確認
[新オフィス]
- ・新オフィスに求められる規模と機能の確認
- ・大まかな内装工事費の現状ヒアリング
- ・オフィス家具、什器の資料請求（リース確認）
- ・OA機器の資料請求（リース確認）
- ・大まかな電気工事費の現状ヒアリング
- ・大まかな運送費の現状ヒアリング
次にヒアリングに基づき、各経費予算を積み上げで全体予算を策定します。
予算を策定する時には概算値を設けますが、ヒアリングの際に各業者がバッファを加えた金額を挙げている場合も多いので、過度なバッファを設ける事は甘いコスト管理になります。初期のバッファはせいぜい1割程度に抑え、各コストをしっかり検証して詰めて行きましょう。
基本経費計画策定後は、[物件確保]→[新オフィスインフラ工事]→[引越し]→[旧オフィス原状回復]と、実施計画に基づきコスト管理を行います。コストを管理する際は、単純に1作業が安い会社ではなく、全体のスケジュール管理ができる会社を選び、総体的にコストを下げるのがポイントです。
いつ支払う？ オフィス移転に伴う費用の精算のタイミング
[旧オフィス]
- （1）解約届出（3ヶ月～半年以上）
短期解約違約金を払わないで済むように、解約予告期間（通常3ヶ月～半年）に注意します。 - （2）精算確認（退去1ヶ月前）
原状回復の確認・費用の精算方法・敷金返還時期の確認等、早めに精算確認を済ませ、退去後、早めに精算ができるようにします。 - （3）敷金・原状回復工事費（退去後）
- （4）電気・ガス・水道等公共料金（退去後）
[新オフィス]
- （1）契約（移転前3ヶ月～1ヶ月[企業規模による]）
契約時に預託金・敷金・保証金・共益費などの費用が発生します。契約と同時にインフラ工事に入れるように、早めに現場図面を入手して契約後最短で移転できるようにします。 - （2）内装インフラ工事（現場引渡し後）
内装インフラ工事は、発注先により清算時期が異なります。設計・デザイン事務所の場合は、契約時に着手金を支払う場合があります。建設会社や大手デベロッパーの場合は、比較的長めの手形決済なので、その点も業者を選ぶ際のポイントになります。
まとめ
▲ 業者選定は焦らず慎重に行いたいですね |
見積りを取る場合は費用の安さだけではなく、価格内でどのようなサービスをしてもらえるかも含め、トータルでかかる費用を念頭に置いて確認をしましょう。 会社によって移転の事情や状況も異なるので、思わぬ金額がかかってしまう項目があるかもしれません。早めに相談をし、業者選定に進める状況を作ることが肝心です。 |
