オフィス移転
Relocation
オフィスが変われば働き方が変わる
理想のオフィススペース実現に向けて
私たちオフィス空間は、経験豊富なスタッフがお客様の経営課題に寄り沿って移転プロジェクトをトータルでサポートいたします。
「リモートワークに柔軟に対応して働きやすくしたい」「内装デザインを一新して社員のモチベーションをあげたい」「Web会議が増えたので環境を整えたい」「人材の採用を強化したい」等のご要望や課題を整理しながら、社員のパフォーマンスや事業を最適化するオフィスづくりのお手伝いをさせていただきます。
オフィス移転を成功させるための
必ずすべき3STEPS!
オフィス移転は単なる場所の変更ではなく、経営課題を解決できるチャンスです。
近年「出社率に合わせたオフィスの広さを検討したい」「社員同士のコミュニケーションの機会を増やしたい」「テレワークと並行した働き方を実践したい」というお問い合わせが増えています。
私たちオフィス空間は新しい事態の働き方に合わせた最適なオフィスをご提案します。
移転だけではなく、リニューアルや新規開設のオフィスづくりにも活かせるポイントをご紹介します。
オフィス移転の目的を明確に
しましょう！
しましょう！
どんな理由で
オフィス移転を検討
しているのか？
オフィス移転を機に
克服したい
今のオフィスの
課題とは？
どんな
働き方が
理想なのか？
POINT
オフィス移転を成功させるには、オフィス移転の目的とコンセプトを明確にしたうえで、そのコンセプトに沿ったレイアウト・内装デザインを設計していく必要があります。
オフィス移転の流れを把握
しましょう！
しましょう！
オフィスの規模や前述の目的とコンセプトで異なりますが、一般的にはオフィス移転は6ヵ月〜1年のプロジェクトです。
以下の図を参考にして、移転の大まかな流れを把握しましょう。
- ● 旧オフィスの解約予告
- ● 原状回復条件の確認
- ● 新オフィス物件の選定
- ● 新オフィス物件の決定
- ● 内装業者へ見積依頼
- ● 現オフィスと移転先の現場調査
- ● 原状回復工事費用の見積もり依頼
- ● レイアウト作成
- ● 電話などの移設依頼
- ● 情報機器などの移設依頼
- ● 内装工事の内容検討
- ● 移転先の設備確認（電話、LAN、電気、エアコン）
- ● 消防設備工事の増設・移設の確認（スプリンクラー、煙感知器等）
- ● 物件契約
- ● 原状回復打合せ
- ● レイアウト決定
- ● 内装・設備工事発注
- ● 引越し什器決定
- ● リース会社へ移転連絡
- ● 内装業者決定
- ● 移転挨拶状の用意
- ● 新電話番号決定
- ● 原状回復工事発注
- ● 取引先への連絡
- ● 関係官庁への連絡
- ● 原状回復工事依頼
- ● 消防書類提出
- ● ビル管理会社へ工事申請書提出
- ● 工事着工・完成
- ● 施主検査・消防検査
- ● 引越準備
- ● 引越
- ● 電話移設工事
- ● 原状回復工事
- ● 旧オフィスの契約終了
- ● 鍵返却
POINT
上記の図でわかるように、オフィス移転は一般的に6ヵ月から1年かかるプロジェクトになります。移転の流れをしっかりと把握した上で、対応にもれないように「いつまでに」「なにを」するべきかしっかりと確認しましょう。下記記事ではオフィス移転時の流れを1ヵ月毎に分けて詳しく説明してますので、ぜひスケジュール作製やチェックリストの作成にお役立てください。
オフィス移転チェックリスト
でやるべきことを確認しましょう！
でやるべきことを確認しましょう！
情報収集、打合せ、交渉、選定、届出、確認…と、「やるべきこと」は多岐にわたります。
しっかりと確認しながら漏れのないように進めていかなくてはいけません。
下記の「オフィス移転チェックリスト」を見ながら確認していきましょう。
原状
＜解約予告の通知＞
- 解約予告の時期の確認
- 新オフィスへの入居可能な時期の確認
- 預託金の返還時期の確認
＜原状回復の条件の確認＞
- 原状回復条件及び費用を確認
※業者の選択が可能か、どこまでの原状回復が必要か - 工事見積の内容の確認
オフィス移転計画
- オフィス移転担当チームの編成
- 社内への通達
- 内装業者の選定
- 見積り集計
- オフィス移転スケジュールの立案
- 引越し業者の選定
- OA機器移設の専門業者選定
物件選定
- 立地条件
- 建物の規模・外観・築年数・ネームバリュー
- ビルの管理体制
- 電話番号変更の有無
- 設備（電気容量、ガス、水道、空調、駐車場）
- 室内（実質有効面積、天井高）
- コスト算出
- 社員の通勤時間・費用の増減
- 周囲の環境（銀行、郵便局、役所の所在地）
- コスト（賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金・預託金）
- 床荷重制限があるか
- 耐震基準
- 工事区分の確認
- 条件交渉
オフィス移転計画
- レイアウトのコンセプト作成
- 照明や空調等の室内環境
- 会議室・応接・エントランス
- リフレッシュスペース
- 企業イメージに沿っているか
- 機能性・快適性
- セキュリティー機能
- 収納スペース
- サーバールーム
- 大型・重量のある物の設置場所
内装工事
- 工事内容の決定・契約
- 工事完了検査
家具
- 家具・什器の機能性や品質の確認
- 追加什器の発注
- 引越し什器・廃棄什器の確認
設備工事
- 電話回線の手配
- 電話機の選択
- パソコンの選択
- ネットワーク会社への連絡
- NTTその他電話会社への連絡
- コピー機の選択
- リース会社への連絡
- 現調日・開通日の確定
引越し
- 引越しマニュアルの作成・共有
- 作業時間・エレベータ使用時間の確認
- 搬入経路・トラックの駐車場所の確認
- ビル管理会社への申請
- 養生方法の確認
- エレベータの大きさ・重量制限の確認
社内制作物
＜オフィス移転挨拶状の作成＞
- 案内文作成
- 送付先リスト作成
- 印刷の発注
- 発送
＜取引業者への連絡＞
- 金融機関
- 定期購読誌・新聞
- 社宅などの厚生施設関係
- 消耗品などの購入先
- 加入団体
- その他、定期的に
支払い義務のあるところ
＜資料等の変更＞
- 名刺・封筒・パンフレットの変更
- 社判・ゴム印・帳票類の変更
- 社員証明書の再発行
- 社員通勤定期券の切り替え
- ホームページの情報変更
業者選定
- レイアウトに基づいた必要工事項目の確認
- ビル指定業者との工事区分調整・確認・見積依頼
- 見積の内容に過不足がないか確認
- 価格交渉
最終スケジュール調整
- 社内向け移転説明会開催
- 各業者、ビル管理会社等とのミーティング
- 引き渡し確認
- オフィス移転準備（ダンボール荷物つめ）
- 各項目の最終チェックおよび業者への発注作業
- 各工事、移転当日の立会・指示
※本資料をDL希望の方はこちらからご連絡ください。
POINT
オフィスの移転には、物件の契約にかかる費用から、内装工事・通信工事・旧物件の原状回復工事まで、様々な費用がかかってきます。トータルの費用はもちろん、フェーズごとの費用もしっかりとシミュレーションするようにしましょう。また、シミュレーションの際に不可欠なオフィス移転業者や見積もりのチェックポイントもまとめています。合わせてご確認ください。
01
例えば…
時代の変化に合わせた
オフィスリメイクを
徹底サポート
モバイルツールの活用により、在宅勤務などワークスタイルの多様化が進みました。働く場所を選ばないこれからの時代のオフィスは、従業員の生産性を最大限に引き出すための場所として変化が求められます。対面でコミュニケーションを取るだけの場ではなく、オフィスに自然と人が集まる機能性と実用性を備えた、居心地の良い環境づくりを実現します。
業務の内容に合わせて最適な席を自由に選択できるオフィス
グリーンと木目をベースに人が集うオフィスを実現
今までのオフィスを基盤に新たなオフィスを作り上げました
お客様の働き方に合う提案を
大切にしています。
オフィスづくりで本当に大切なことは、機能性や実用性であると考えています。そのため、私たちオフィス空間は安易に流行のデザインやスタイルを提案するのではなく、内装のほか、ICT機器や設備も含めたご提案をいたします。働き方や環境が変化しても、オフィスの使いやすさを変わらずに追求していきます。
POINT
会社の⼀⼤プロジェクトとも言えるオフィス移転をスムーズに遂行するためには、オフィス移転完了までのスケジューリングが非常に重要です。 後悔のないオフィス移転を行うために、スケジュールに合わせたご提案ができる専⾨のコンサルタントに相談することをおすすめします。
02
例えば…
数々の経験に裏付けられた
オフィスづくりのノウハウを全て解説！
私たちオフィス空間がオフィスづくりで実践したノウハウを、実際に当社のオフィスをご覧いただきながら解説いたします。例えば、大小さまざまなグループ会社が混在するオフィス構築の課題や繰り返した失敗、従業員から評判の良かった取り組みなどもご紹介します（予約制）。オフィスに集まって仕事がしたくなるような空間づくりのコツを、ポイントを整理してご案内いたします。
オフィス見学開催拠点／東京（200名450坪）・大阪（50名130坪）・名古屋（40名95坪）
社員が働く場所を業務に合わせて
選択できるレイアウト
業務に携わる人数を考慮した
明るいオフィス
未稼働エリアをなくし開放感を
重視した空間づくり
オフィスの価値を再定義！
オフィス見学ツアー
テレワークが浸透し働く場所の選択肢が増えたことから、オフィスの意義や価値が改めて問われています。オフィス空間では経営者や従業員、求職者の方など様々な立場の視点を取り入れたこれからの時代の職場づくりを考えるきっかけとして、オフィス見学をおすすめしています。柔軟な働き方を認めながらも成果を出し続ける企業であるために、オフィスの価値を再定義した自社オフィスを是非ご覧ください。
03
例えば…
全国拠点のご移転やリニューアルもサポート。
オフィスに関わる全てを
ワンストップで対応いたします
私たちオフィス空間は東京、名古屋、大阪、福岡と4つの事務所を構えております。全ての拠点でオフィスデザイン、ICT機器、Web会議システム等のご提案が可能です。そのため拠点を持つお客様のオフィスの内装デザイン統一やICT機器の一括のご依頼も多く承っております。拠点が複数ありますので、現場が地方拠点の場合でも拠点を繋いだＷeb会議でのお打合せの実施など、お客様の移動の負担を最小限にした対応も可能です。
別拠点の統合によるご移転の相談も対応いたします
お客様のご負担を減らしWeb会議で拠点の内装をご提案
全国共通仕様の設備などもスムーズにご提案します
お客様にリピートされる、よりよい
オフィスをご提案します。
全国どこでもテナント探しから、レイアウト提案、内装や設備工事、オフィス家具の調達や通信機器工事など、オフィスに必要なもの全てをワンストップでご提案が可能です。お客様の満足度を追求し、オフィスの品質向上やコスト適正化まで、幅広くご提案を実施いたします。ご移転完了後でもお気軽にお声がけください。
お問い合わせから移転完了まで
お問い合わせ・ヒアリング
お電話もしくはメールでご相談を受け付けています。移転時期や広さ等の情報の他に、今後の人員計画や事業計画、お客様がイメージしている雰囲気など営業担当訪問前に必要な情報をヒアリングさせていただきます。
物件選定
不動産仲介業者様との提携により物件のご紹介も可能です。物件内覧に同行し、お客様の希望に沿ったレイアウトができるかをその場でアドバイス・診断させていただくことで、物件選定後のミスマッチを防ぐことができます。
訪問・現地調査
まずはお客様のご移転前のオフィスに訪問し、現在の利用状況の調査や、什器の計測をいたします。可能であればこの段階でご移転先の現地調査も実施いたします。また弊社のオフィス見学にお越しいただき、新しいオフィスづくりのポイントをお伝えする場合もございます。
プランニング・レイアウトプラン作成
ヒアリングと現地調査の結果を元に、新しいオフィスのレイアウトや空間デザインのコンセプトを決定し、機能的で働きやすい空間を設計チームがプランニングいたします。移転に関わるサービスもトータルでプランニングします。
プレゼンテーション・お見積ご提示
作成したレイアウトプランを元にプレゼンテーションを行います。レイアウトが確定した段階でお見積もご案内いたします。何度かお打ち合わせを重ね、コンセプトやイメージの方向性の確認、ご提案内容の修正作業を進めます。
ご契約・届出関係
お見積りや提案内容にご納得頂けましたら、正式なご契約を取り交わしご発注をお願いいたします。ビル管理会社様への工事届や搬出入届、消防書類関係の提出は早めの提出をおすすめしています。
工事・引渡し
内装工事・設備工事・通信工事や什器の搬入等、お客様の働き方に合わせた工程で工事を実施します。引越し業者の手配も行います。ご移転後もお客様がスムーズに業務を始められるよう手配いたします。
原状回復工事（旧オフィス）
原状回復の項目や範囲を確認し、新オフィスへのご移転後に原状回復工事を行います。
よくある質問
初めての移転です。何から手をつけたら良いですか？
まずは移転をして叶えたい要望を挙げることからスタートしてみましょう。そうすることで物件探しの際もご希望の物件をイメージしやすくなります。
どれくらい前から移転計画を立てれば良いですか？
広さや規模にもよりますが、余裕を持って進めるのであれば1年前からの計画をおすすめします。６か月までには移転先の決定をし現オフィスの解約予告を行う場合が多いです。5か月～4か月前までには内装工事業者への見積依頼を済ませておくとスムーズな場合が多いです。1月～3月は需要期のため、作業員のスケジュールが埋まってしまう可能性もあります。特に需要期で移転をご検討のお客様は早めのご相談をおすすめしております。
オフィス空間の具体的なサービス内容を教えてください
オフィス空間ではお客様の業種や働き方に合わせたさまざまな施工提案をワンストップで対応いたします。 具体的には物件選定やレイアウト・デザイン作成から内装工事、什器・ICT機器の販売まで移転に関わる幅広いサービスをご提供します。
オフィス移転のメリットを教えてください
オフィス移転は、働く場所やオフィスのレイアウト・内装を変更できるため、今抱えている経営課題を解決できる機会になります。場所の変更により交通の利便性が向上したり、新しいオフィスにリフレッシュスペースを設けることで従業員にとって働きやすいオフィス環境が整うなど現在の課題を解決できるチャンスになります。
現在利用している情報機器を移転先でも利用することはできますか？
今お使いの機器の種類によっては機器の変更、増設が必要な場合もございます。現場調査の上お見積を承っておりますので、ご不明点やご相談事がありましたら、まずはお見積依頼をお願いします。また、移転をきっかけに通信・ネットワーク関係を見直すことで、コスト削減が可能な場合もございますので、お気軽にご相談ください。
移転に関して手配することが多いのですが、チェックシートみたいなものはもらえますか？
失敗しない移転スケジュールや移転の際の基本的な確認事項・行政手続きをまとめた「移転チェックシート」をお配りしておりますのでご安心ください。また、弊社発行の「オフィス空間カタログ」にもチェックシートをご用意しております。合わせてご活用ください。
現在入居しているオフィスの解約は、いつごろまでに通知すれば良いですか？
賃貸オフィス契約の中途解約は、通常6か月前までに解約予告をする旨が契約書に記載されている場合が多いです。移転の際はあらかじめ確認の上、早めに入居先へのご連絡をおすすめしております。
オフィス移転のタイミングを教えてください。
ご移転のタイミングはお客様によって異なりますが、決算のタイミングにご移転を検討されるお客様が多いです。広さや規模にもよりますが、余裕を持ってご移転の計画を進める場合、1年前からの計画をおすすめします。6か月までには移転先の決定をし、現オフィスの解約予告を行います。5か月～4か月前までには内装工事業者への見積依頼を済ませておくとスムーズです。
新しいオフィスは、いつごろ契約すれば良いですか？
ご契約されるビル毎に異なりますので、一度管理会社様にお問い合わせください。
その他サービス
レイアウト・ゾーニング
お客様のイメージや思いを形にするため、お打合せをもとに業務内容や働き方に合わせたレイアウトプランをご提案します。
内装・デザイン
間仕切り工事や空調や電気などの設備工事はもちろん、リニューアルや部屋の遮音性を向上などオフィス機能を高めるご相談も承っております。
オフィス・店舗家具
国内外の有名家具メーカーから、特価家具、リユース家具まで幅広く取り扱っております。家具の選定も承ります。
ICT機器導入
オフィスのインフラの見直しやランニングコストの削減のご提案や、ごちゃつきがちな配線の整理も承っております。