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【保存版】事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方


【保存版】事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方


「事務所を移転するけれど、取引先やお客様にどのようにお知らせすれば良いのかわからない」
「移転をメールでお知らせしたいので例文を見て参考にしたい。」
今回はこのような悩みを持つ方のために、事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方をまとめてみました。

事務所の移転をする際には、一般的に取引先などに移転する旨を記した案内状を送るのが正しいビジネスマナーとされています。
クライアントに移転メールを送りました!という方も気をつけてください。後日、移転メールをしたにも関わらず、お客様移転前のオフィスへ訪問させてしまった、よくよく見返してみると移転日の記載漏れがあった…等、こういったケースも割とよく耳にします。

このようなトラブル等を防ぐために今回は、事務所移転の際の正しい案内メールの書き方【保存版】について解説していきたいと思います。併せて、失礼のない正しい文例などもご紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。


【目次】

事務所移転の案内メールの書き方

まず、はじめに事務所移転する際のメールの書き方や、気をつけなければならないビジネスマナーについて解説していきたいと思います。1点1点詳しく見ていきましょう。

必ず書いておきたい内容

まず、はじめに必ず書いておきたい内容についてまとめました。
メールで移転をお知らせする際には、必ず次の3点は書いておいた方が良いでしょう。

・日ごろからのお礼文
・移転に関わる項目(移転日や移転先の住所、電話番号、FAX番号など)
・今後もよい関係を維持して頂くお願い(結びの挨拶)

加えて以下の情報も書けるようなら、書いておくとより親切で相手方に良い印象を与えます。

・移転先の地図(Googleマップなどの地図のURLがあるとわかりやすいです)
・事務所移転に伴う休業期間など

メールは略式で送るのが基本的ですが、相手によってはビジネスメールと感じてしまい非礼な印象を与えてしまう場合もあります。移転の案内メールを送る場合には、相手によって使い分けることが必要です。

件名は簡潔に!

続いてのポイントは、件名は簡潔にわかりやすくするという点です。件名を無しにするなどは、もってのほかなので気を付けましょう。大切なのは一目見ただけで、どのようなメールなのか理解できるタイトルにすることです。
それでは、事務所移転の案内メールの件名にふさわしいタイトルをご紹介します。

《例》
「事務所移転のご案内」
「本社移転のお知らせ」
「◯◯支店移転のお知らせ及び、それに伴った休業日のお知らせ」

上記のような件名にしておけば、一目で事務所の移転メールだと相手方もわかります。もし、タイトルが少々長くなってしまいそうな場合は【】や《》を活用してわかりやすくするなど、工夫をしましょう。


冒頭の挨拶文の書き方

続いて、冒頭の挨拶文の書き方についてです。
まず、メールの冒頭部分には宛名を記載するのがビジネスメールの基本ですので、以下のように宛名を記載しましょう。

〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

宛名の誤字脱字は失礼に当たりますので、間違いのないようにしっかり確認してください。宛名に間違いがなければ、続けて普段送るビジネスメールのように失礼のない挨拶文を明記しましょう。

《例文》
・大変お世話になっております
・平素より大変お世話になっております

「お世話になっております」でも間違いではありませんが、挨拶文は丁寧すぎるくらいの言い回しを用いることがマナーですので「大変お世話になっております」の方が相応しいです。


移転先の詳細は箇条書きで明記する

挨拶文を記載した後は、本題である事務所移転についてを記しましょう。
事務所移転のお知らせは、だらだらと説明せずに簡潔に一言で伝えると良いです。

《例文》
・この度、弊社は下記に移転することが決定致しました。
・弊社は◯月◯日を以て、下記の住所に移転することになりましたのでお知らせ致します。

移転先の住所や、移転の理由などの詳細についてはここでは述べる必要はありません。

続いて本題である事務所移転の詳細を記載しましょう。
詳細はわかりやすく箇条書きで記載するのが基本です。

・新住所
・電話番号
・FAX番号
・新事務所での営業開始日や移転に伴う休業日
・地図

これらの情報は少なくとも記載しておきましょう。
移転先の項目に間違いがあっては大変失礼にあたってしまいますので、間違いがないかしっかり確認してくださいね!


結びの挨拶文の書き方

事務所移転メールの最後には、結びの挨拶文を書きましょう。取引先の方やお客様に、今後とも変わらぬお付き合いをお願いしたいという一文で締めると良いです。
例文はこちら。

《例文》
・今後とも一層の努力を重ねていく所存でございますので、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。
・これを機に更なる努力を重ねていく所存ですので、宜しくお願い申し上げます。
・皆様のご期待にお応えできるよう、鋭意努力をしていく所存ですので、末長くお引き立てを賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
・移転先は以前より交通アクセスの良い立地になりますですので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。

こちらも挨拶文と同じく、丁寧すぎるくらいに書くと良いでしょう。

事務所移転メールの例文

【事務所移転メールの例文】

事務所移転メールに記載すべき内容と、それぞれの書き方についてはご理解いただけたのではないかと思います。
それでは、上記の事を踏まえて実際に事務所移転メールの例文を書いていきましょう。


事務所移転の案内メール 例文その1

・タイトル
事務所移転のご案内

・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

いつも大変お世話になっております。
株式会社【会社名】の【担当者名】です。

この度弊社は〇月〇日より下記の住所へ本社を移転することになりました。
これを機に更に皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねていきたい所存です。
今後とも、ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。

・新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇
URL: 【GoogleマップのURLを貼り付けてください。】

・電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

・FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

・新事務所での営業開始日や移転に伴う休業日
〇〇月〇〇日

⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎
・会社名、部署名
・名前(読み仮名も記載)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・URL(ウェブサイト名も記載)
⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎


事務所移転の案内メール 例文その2

・タイトル
移転のお知らせ

・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

株式会社【会社名】の【担当者名】でございます。
いつも、大変お世話になっております。

さてこの度、弊社の事務所が下記の通り移転することになりましたのでお知らせいたします。
あわせて電話番号も変更になりますので、ご確認のほど宜しくお願いいたします。
尚、各担当のメールアドレスにつきましては変更はございません。

移転日は〇月〇日を予定しており、新事務所では〇月〇日より平常通り業務を行う予定です。
◯駅より徒歩◯分のところにあり、アクセスが良くなりますので、お近くにお越しの際には是非お気軽にお立ち寄りください。

今後とも一層のご愛顧を賜りますよう、何卒お願いいたします。



【新住所】
郵便番号
◯◯都◯◯区◯◯町◯-◯-◯ ◯◯ビル◯F

【新電話・Fax番号】
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇(TEL)
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇(FAX)

【新事業所ご案内図】 URL (Googleマップを貼り付け)

どうぞ、よろしくおねがいします。

⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎
・会社名、部署名
・名前(読み仮名も記載)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・URL(ウェブサイト名も記載)
⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎


事務所移転の案内メール 例文その3

・タイトル
◯◯支店移転のお知らせ及び、それに伴った休業日のお知らせ

・本文
〇〇株式会社 ◯◯部
部長 ◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。
【会社名】の【担当者名】です。

このたび弊社は、【◯年◯月◯日】をもちまして下記に事務所を移転することになりました。
つきましては、電話番号やファックス番号にも変更がありますので、併せてご案内させて頂きます。

移転に伴い、【◯月◯日(休業日)】は誠に勝手ながら休業とさせていただきます。
【◯月◯日(営業開始日)】から通常通りの営業とさせていただきますので、ご理解のほど、何卒よろしくおねがいします。

お近くにお越しの際は、是非お立ち寄りください。

今後とも、より一層精進して参りますのでご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。

・新住所
郵便番号や都道府県から住所を記載する
URL: 【GoogleマップなどのURLを貼り付けると分かりやすいです】

・電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

・FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

・新事務所での営業開始日や移転にともなった休業日があれば明記
〇〇月〇〇日

⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎
・会社名、部署名
・名前(読み仮名も記載)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・URL(ウェブサイト名も記載)
⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎

以上の3つの例文を参考にしながら、相手方に失礼のない簡潔なメールを送る様にしましょう。




事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方まとめ

今回は事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方をまとめてみました。当記事をまとめると以下のようなことがわかりましたね。

・事務所移転メールの件名は簡潔に書く
・冒頭は宛名を記載してなるべく丁寧な言い回しを心がける
・移転先の情報は箇条書きでわかりやすく書く
・結びの挨拶は今後ともご贔屓下さるようお願いして締める

一見、どうでもよいことの様に思いますが一通のメールが取引先にとって大きな非礼に当たるかもしれません。
たかが移転のお知らせと思わず、しっかりマナーのある書き方を勉強してから送りましょう!





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