オフィス移転は物件選定から考えるべき！失敗しないためのポイントと対策

オフィス移転における「物件選定のミスマッチ」とは、移転先の物件を契約する前に、内装の自由度や設備面での制約を十分に検討しなかった結果、理想とするオフィス環境が実現できないことです。たとえば、柱や梁の位置がレイアウトの妨げになったり、空調設備や防災設備の配置が想定外の制限を生むことがあります。

「広さや立地は完璧だと思ったのに、いざレイアウトを考えたら希望の会議室が作れない」
「後から空調の増設が必要になり、想定外の費用がかさんだ」

といったケースは少なくありません。このようなミスマッチは、単なるコスト増に留まらず、従業員の働きやすさや生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

移転後に後悔する企業が多い！よくあるミスマッチの例

では、実際にはどのようなミスマッチが多いのでしょうか？

よくある例として、まず挙げられるのが、「移転したけど、オフィスのデザインが思った通りにならない」というケースです。理想のイメージがあったにもかかわらず、物件の構造上の制約（柱や梁の位置など）によって、希望するレイアウトやデザインが実現できないことがあります。

次に、「物件を選んでから内装を依頼したら、レイアウトの自由度が低かった」というケースも散見されます。物件決定後に初めて内装業者に相談した結果、既に契約した物件では、空調や防災設備の位置、電源容量などの問題で、希望のゾーニングや導線が大きく制限されてしまうことがあります。「この区画には空調がない」「防災設備を追加しなければならない」といった問題が発覚し、想定外の追加費用や工期延長が発生することも少なくありません。

そして、最も根本的な問題として、「不動産選びの段階で内装のことまで考えられなかった」という状況があります。賃料や立地、広さにばかり目が行き、実際にそこで働く環境や実現したいオフィス像との整合性を十分に検討しないまま契約してしまうと、理想と現実のギャップに直面することになるのです。

オフィス移転は、企業の成長戦略において重要な決断の一つです。しかし、物件選定を誤ると、理想のオフィス環境が実現できないだけでなく、様々な追加コストが発生し、結果として企業の成長を阻害する要因にもなりかねません。

そこで重要なのが、「物件選定」と「内装計画」をセットで考えることです。物件選びの段階から内装計画を考慮することで、入居後のギャップを最小限に抑え、スムーズなオフィス移転を実現できます。

では、オフィス移転の成功に「物件選定」と「内装計画」をセットで考えるべき3つの理由を、具体的に見ていきましょう。

物件選びを間違えると、理想のオフィスが実現できない

1つ目の理由として、「物件選びを間違えると、理想のオフィスが実現できない」ことが挙げられます。

物件にはそれぞれ固有の構造や設備があり、それらが内装の自由度を大きく左右します。
たとえば、以下のようなパターンがあります。

①壁を取り払うことができない物件

柱や梁の位置によって、レイアウトやデザインが制限されることがあります。開放的なオープンスペースを作りたいと思っても、壁を取り壊せないために実現できない可能性があります。

②天井設備の配置が複雑な物件

空調や防災設備などの天井設備の位置によっては、必要な場所に空調が無かったり、防災設備が障害となり間仕切りを立てられず、希望するレイアウトを実現できないことがあります。

③天井が低い物件

天井の高さが低いと、照明計画やWEBブースの設置などに制約が生じます。また、配管や空調設備の関係で、天井を高くすることが難しい場合もあります。

④配管や配線の制約

既存の配管や配線の位置によっては、希望する場所にデスクや会議室を配置できないことがあります。

このように、物件の構造や設備は、内装デザインの自由度を大きく左右します。物件選びの段階で内装計画を十分に考慮しないと、後から「こんなはずではなかった」と後悔することになりかねません。

内装・レイアウトを考えずに物件を選ぶと、追加コストがかかる

2つ目の理由は、内装・レイアウトを考慮せずに物件を選ぶと、後々追加コストが発生する可能性が高いことです。

たとえば、

1. ・入居後にレイアウトの制約があることが判明し、希望のレイアウトにするために大掛かりな改修工事が必要になるケース
2. ・電気容量や空調設備が不足しており、追加の設備工事が必要になるケース
3. ・セキュリティ対策が不十分で、入居後にセキュリティ設備の導入が必要になるケース
4. ・将来の事業拡大を見据えていなかったために、人員増加に対応できず、再度移転が必要になるケース

などが挙げられます。

これらの追加コストは、事前に内装計画を立てていれば回避できた可能性があります。物件選定の段階で、内装・レイアウトの自由度や設備の状況などを確認しておくことで、不要な出費を抑えることができるでしょう。

物件選定から移転・内装までを一貫して考えることで、スムーズなオフィス移転が可能

3つ目の理由は、スムーズなオフィス移転を実現するためです。

物件選定の段階から内装計画を見据えることで、入居後のギャップを最小限に抑えられます。たとえば、物件選びの段階で内装にも詳しいプロに相談することで、

1. ・希望するレイアウトが実現可能か
2. ・必要な設備が設置可能か
3. ・動線は確保できるか

などを事前に確認できます。これにより、入居後のレイアウト変更や追加工事のリスクを減らし、スムーズなオフィス移転を実現できます。

また、物件選定から移転・内装までを一貫して依頼することで、担当者間の連携がスムーズになり、情報共有のロスや手戻りを防ぐことができます。これにより、移転プロジェクト全体の効率が向上し、スケジュール通りの移転が実現しやすくなります。

さらに、一貫した依頼はコスト削減にもつながります。複数の業者に個別に依頼する場合に比べて、一括で依頼することで割引が適用される場合もあります。

ここまで、オフィス移転における「物件選定のミスマッチ」とは何か、そして、オフィス移転の成功には「物件選定」と「内装計画」をセットで考えるべき理由を解説してきました。物件選定のミスマッチを防ぐためには、物件選定と内装計画をセットで考え、専門家のサポートを受けながら、計画的に進めることが重要です。しかし、物件選びの際に何をチェックすればいいのか、具体的にイメージできていない方も多いのではないでしょうか。

ここでは、物件選定の段階で特に注意すべき3つのポイントに焦点を当て、解説します。これらのポイントを事前に確認することで、入居後のミスマッチを防ぎ、スムーズなオフィス移転を実現しましょう。

レイアウトの自由度

オフィス移転の物件選定において、まず重視すべきは「レイアウトの自由度」です。理想のオフィスを実現するためには、物件の間取りや構造が、希望するレイアウトに合致しているかを確認する必要があります。

具体的には、以下の点を確認しましょう。

●間取りの制約

柱や梁の位置、空調設備や防災設備の配置によって、自由にレイアウトを組めない場合があります。特に、オープンスペースの設置や、会議室やミーティングルームを作ることを検討している場合は、広い空間を確保できるか、柔軟に間仕切りを設置できるかなどを確認することが重要です。

●天井の高さ

天井が低いと、開放感が損なわれたり、照明や空調の設置に制約が生じたりする可能性があります。

●床の形状

床の形状、特に、OAフロアの有無についても確認しておきましょう。OAフロアがあれば、配線などを床下に収納でき、レイアウトの自由度を高めることができます。

●窓の位置や大きさ

窓からの採光は、従業員のモチベーションや生産性に影響を与えるだけでなく、レイアウトにも影響を与えます。窓の位置によっては、デスクの配置が制限されたり、間仕切りを設置しにくかったりする場合があります。

このように、レイアウトの自由度を確認することは、理想のオフィスを実現するために非常に重要です。物件選定の段階で、間取り図や内覧を通じて、希望するレイアウトが実現可能かどうかを慎重に検討しましょう。

配線・インフラ環境

オフィス移転の物件選定において、見落としがちなのが「配線・インフラ環境」です。入居後に「電源が足りない」「ネットワーク環境が整っていない」といった問題が発覚すると、追加の改修工事が必要になり、時間とコストのロスにつながります。

具体的には、以下の点を確認しましょう。

●電源容量

OA機器やサーバーなど、オフィスで使用する電気機器の総消費電力を把握し、物件の電源容量が十分かどうかを確認します。特に、サーバー室や会議室など、電力消費量の多いスペースについては、余裕を持った電源容量を確保する必要があります。

●コンセントの位置・数

デスク配置やOA機器の配置を考慮し、必要な場所に十分な数のコンセントがあるか確認しましょう。

●空調設備

オフィス全体の空調の数や場所、個別の温度調節が可能かどうかを確認します。特に、サーバー室など、温度管理が重要なスペースについては、専用の空調設備が必要になる場合があります。

●その他インフラ

給排水設備、ガス設備、防災設備など、業種や業務内容に応じて必要なインフラ環境を確認しましょう。

これらの要素を事前に確認することで、入居後の追加工事を最小限に抑え、スムーズなオフィス環境の構築に繋がります。専門家の意見を聞きながら、自社の業務内容や将来的な拡張計画に合わせて、最適な配線・インフラ環境を備えた物件を選びましょう。

施工ルール・管理規約

オフィス移転の物件選定において、最後に確認すべき重要なポイントは「施工ルール・管理規約」です。物件ごとに改装可能な範囲やルールが異なるため、事前に確認を怠ると、理想のオフィスデザインが実現できないだけでなく、予期せぬトラブルに繋がる可能性もあります。

具体的には、以下の点を確認しましょう。

●改装可能な範囲

壁の撤去や間仕切りの設置、床材や天井材の変更など、どこまで改装できるのかを確認しましょう。物件によっては、構造上の理由や建物の管理規約によって、大幅な改装が制限される場合があります。

●工事時間帯

工事可能な時間帯や曜日が制限されている場合があります。特に、夜間工事や休日工事ができない場合は、工期が長期化する可能性があります。

●騒音・振動規制

工事中の騒音や振動に関する規制がある場合があります。近隣テナントへの配慮が必要となるため、事前に確認しておきましょう。

●搬入・搬出ルール

家具や什器、工事資材などの搬入・搬出に関するルールを確認しましょう。エレベーターの利用制限や搬入経路の指定などがある場合があります。

●原状回復義務

退去時の原状回復義務の範囲を確認しましょう。どこまで原状回復する必要があるのかによって、退去時の費用が大きく変わる場合があります。

これらの要素を事前に確認することで、内装工事に関するトラブルを回避し、スムーズなオフィス移転を実現できます。不動産業者や内装業者に相談しながら、自社の希望するオフィスデザインが実現可能な物件を選びましょう。

オフィス移転成功の鍵は、物件選定と内装計画をセットで考え、将来を見据えた多角的な視点から物件を選ぶことです。本コラムでは、物件選定のミスマッチがもたらす問題点や、具体的なチェックポイントを解説しました。これらのポイントを踏まえ、計画的に進めることで、理想のオフィスに近づけるでしょう。

ただし、オフィス移転は、専門的な知識と経験が求められる複雑なプロジェクトです。物件選定から内装、移転まで、一貫したサポート体制を持つ専門家の力を借りることで、よりスムーズで確実な移転を実現できます。

私たちオフィス空間は、全国の不動産業者とも提携をしており、物件選定のご相談から対応可能です。オフィス移転を物件選定から考え、企業の成長を加速させる理想のオフィスを実現したい方は、ぜひ弊社にご相談ください。貴社の事業内容や働き方に最適なオフィスをご提案し、お客様のオフィス移転プロジェクトを成功へと導きます。

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