オフィス移転計画における社内調整のポイント

移転実施日は確実に業務が止まります。さらに移転後、IPネットワークや社内LAN、電話回線等が正常に動くまでに、多少の調整時間がかかります。移転を機にサーバーをデータセンター管理にする、クラウドコンピューティングを導入する等の刷新があれば、さらに調整に時間を取る場合もあります。これらを考慮して業務を調整しましょう。

[移動時期の決定]
重大なプロジェクトの立ち上げ期や納期を避けて、移動日を設定しましょう。締日等も、新オフィスでのトラブルが業務に重大な影響を与えないよう回避します。

[移動実施日の決定]
営業日に業務が滞りなくできるように、会社が営業していない日に移転実施日を設定するなどの調整が必要になります。

社内調整をする場合は、説明会を実施して、移転についてのコンセンサスを形成しておくことが重要です。その際は、以下の点を明確にしたマニュアルを準備しましょう。

オフィスの移転は全社的活動なので、会社として一括に告知するケースが多くなります。営業担当や業務担当が個々に行う場合も、告知ツールやテンプレートなど、共通するものを用意して、統一された情報が発信されるように留意します。

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以上のようなポイントをひとつひとつ処理し、オフィス移転に伴うトラブルをぐようにしましょう。移転に伴って負担がかかり、不平をもらす社員も出てくるかもしれませんが、オフィス移転は社員一同気持ちを切り替えられるタイミングでもあり、前向きに取り組まなければいけません。各社員が何をしなければならないのか明確にしておけば、大きな混乱もなくスムーズに進めることも可能です。

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