今さら聞けないフリーアドレスオフィスとは？メリット・デメリットと成功の秘訣を解説

フリーアドレスは、簡単に言えば一人ひとりが自分の机を持たず、どこに座ってもいいスタイルのことです。以前から導入する企業はあったものの、それほど普及はしていませんでした。それが、コロナ禍で在宅勤務が取り入れられたことで、今までと同じ広さのスペースが必要なくなったと考えて、出社率の低い社員の席の無駄を省くためオフィスをフリーアドレス化する企業が増えてきました。

ただ、導入を考えるタイミングはそれだけではありません。最も多いのはオフィスを移転、または増床する際に、より使いやすくしたいという目的で導入するケースです。オフィスを新設する際に最初からフリーアドレスを導入する企業も増えてきました。コスト削減が目的というよりも、働き方の変化に対応するために導入するケースが多いといえます。

フリーアドレスを導入するメリットは、社員の人数が増えてもリモートワークや在宅勤務を組み合わせることで、オフィスを増床することなく対応ができることです。社員の増減に左右されないオフィスを構築できます。また、これから社会人になる人たちは、学校でリモート授業が当たり前になった世代です。採用活動をする上でも、フリーアドレスやリモートワークなどに対応していることはプラスに働くと考えられます。

一方、デメリットもいくつかあります。代表的なデメリットは、社員の居場所が把握しにくくなることです。上長と相談したいことがあっても、どこにいるのかわからないということが起きるため、出勤したときに誰がどこに座っているのかは確認する必要があります。また、出退勤を含めてあまり自由にしすぎると、オフィスで姿をみないと思ったら、勤務時間中に転職活動をしていたといったケースもあります。会社への帰属意識を失わせない仕組みが不可欠です。

フリーアドレスでモニターの配置に困らないための3つの工夫

フリーアドレスオフィスでは、どの席でも快適に作業できる環境づくりが重要です。特にモニターの配置は、視認性・配線・共有性などに関わるため、工夫次第で作業効率や見た目の印象が大きく変わります。ここでは、モニター配置に悩まないための3つのポイントをご紹介します。

1. ① モニターアームを活用して柔軟に調整できるようにする

各席に固定設置するのではなく、可動式のモニターアームを導入することで、高さや角度を自由に変えられます。使用者ごとの姿勢や作業内容に合わせて最適なポジションを取れるため、首や肩の負担を軽減しつつ快適に作業できます。



2. ② ケーブルマネジメントで配線をスッキリ整理

フリーアドレスでは、ノートPCや周辺機器の接続・取り外しが頻繁に発生します。デスク下や天板裏に配線ダクトを設け、電源タップやケーブルを一元管理することで、デスク上がすっきりし、誰が使っても快適な印象を維持できます。



3. ③ 共用モニターやドッキングステーションを活用

全席にモニターを置くのではなく、共用スペースに大型モニターを設置したり、USB-C対応のドッキングステーションを整備するのも効果的です。個人作業・打ち合わせ・プレゼンなど、シーンに応じて使い分けられる柔軟な環境を実現できます。

これらの工夫を取り入れることで、フリーアドレスでも快適かつ整理されたワークスペースを維持でき、生産性の高い働き方が可能になります。

電話・代表番号はどうする？固定電話をやめるクラウドPBX活用法

フリーアドレスやテレワークの普及により、「オフィスの固定電話をどう運用するか」という課題を抱える企業が増えています。そこで注目されているのが、インターネット回線を利用して通話を行う**クラウドPBX（Private Branch Exchange）**です。従来のように席ごとに電話機を設置する必要がなく、スマートフォンやPCから代表番号での発着信や内線通話が可能になります。

クラウドPBXを導入すれば、オフィス・自宅・出張先など、どこにいても同じ番号で応対でき、フリーアドレス環境やリモートワークとの相性も抜群です。また、自動振り分けや通話履歴管理、録音機能などを備えており、スムーズな顧客対応とチーム内共有を実現します。

弊社では、クラウドPBXサービス「SPICA」を取り扱っており、企業の規模や業種に合わせた柔軟な導入支援を行っています。電話設備のコスト削減はもちろん、業務効率化やセキュリティ強化にも貢献するソリューションとして、多くの企業様にご採用いただいています。

集中できない…社員の声から学ぶスペース設計のポイント

オフィスのフリーアドレス化やオープンスペースの導入が進む一方で、「人の話し声が気になる」「電話がしづらい」など、集中力の維持に課題を感じる社員の声も増えています。

生産性を高めるためには、単におしゃれな空間をつくるだけでなく、集中・コミュニケーション・リフレッシュといった行動目的に応じたエリア設計が欠かせません。吸音パネルやパーティションによる音・視線の制御、集中ブースの設置、会話可能エリアとのゾーニングなど、働く人の声を反映した空間づくりが、快適で成果の出るオフィスを実現するポイントです。

もちろん、フリーアドレスを導入したけれども、失敗したと言わざるをえないケースもあります。よくあるパターンは、社員が毎日同じ席に座ってしまい、席が固定化してしまうことです。様々な理由で固定デスクのときと同じ状況を作り、結果的に固定席に戻ってしまうことで何のために導入したのか分からなくなります。

固定化を防ぐためには、まずは同じ席には座らないルール作りが必要です。あわせて、ハード面での環境整備を進めることも有効です。

例えば、卓上に固定の電話機があると、「自分の電話機がそこにあるから」という理由でその席に座らなければならない環境となってしまいます。その場合は電話をクラウドPBXにすることによって、固定化を防ぐだけでなく、レイアウトも自由に変更できるようになります。

導入に失敗しないために最も大事なことは、会社としてフリーアドレスに取り組むことを、社員に向けてきちんとメッセージとして示すことです。その上で、フリーアドレスによって、生産性やオフィスの機能性が向上する環境整備をしていくことが重要だと言えるでしょう。

では、フリーアドレスは、どのような場合に導入すればいいのでしょうか。先に触れたように、オフィスを移転する、または新設するときがタイミングとしては最も多くなっています。そのような物理的な環境の変化以外では、導入する動機がはっきりしたときがタイミングといえます。

フリーアドレスを導入する動機はいくつか挙げられます。1つは異なる部署同士や、メンバーの間でのコミュニケーションを強化したいときです。フリーアドレスは部署関係なく空いている席に自由に座るので、組織を超えたコミュニーケションの活性化が期待できます。その際、リモートワークや在宅ワークを組み合わせる働き方を取り入れれば、社員全員分の席を用意する必要はありません。

もう1つは、オフィスを有効に活用したいと考える場合です。単に固定の席をなくすというだけでなく、集中して仕事ができるスペースを用意するなど、従来の固定席にはない機能をもたせることができます。これまでになかったミーティングスペースや、リラックスするスペースを作ることも可能です。より機能性をもたせたオフィスにしようと考えたときに、フリーアドレスの導入は選択肢になってきます。

ただ、フリーアドレスの導入に向かない業種もあります。保険業のように書類の量を減らすことができない業種や、特殊な建築設計などで一人の作業スペースが区切られている場合には、フリーアドレスは導入しづらいでしょう。

オフィス空間では2021年に自社オフィスを改修して、完全フリーアドレス制に移行しました。この経験をもとにフリーアドレスを導入する企業へコンサルティングを行っています。オフィス空間が実践した内容から、成功するためのポイントを見ていきます。

オフィス空間は、渋谷駅に直結する渋谷マークシティの約470坪のオフィスで、メガグループ傘下の他の企業とともに業務を行っています。渋谷本社ではグループ全体で毎年30人前後の新入社員の採用をしているため、社員が増えるたびにレイアウトを変える必要があったほか、書類が増えることで倉庫スペースを増設する必要があるなど、従来のオフィスのあり方では面積を拡大しても追いつかない状況でした。

その悩みに直面している時期にコロナ禍となりました。2020年5月の緊急事態宣言が出る直前に増床を決めた際、新しい働き方に対応していこうと、完全フリーアドレス制の導入を検討し始めました。2021年1月にオフィスのフルリニューアル工事を実施して、2月からフリーアドレスに完全に移行しています。

意識したのは、グループ内の各企業のメンバーが自然に交わることができるオフィス作りです。フリーアドレスのほか、カフェスペースやリフレッシュスペースなどの場所を作りました。さらに、効率よく働けるスペースとして、デュアルモニターで作業できる席や、WEB会議ブース、集中ブースなども備えました。

フリーアドレス化を進めたことで、オフィス空間でも大きな変化が起きました。まず、これまでよりもお洒落なデザインのオフィスになったことで、社員から好意的な声が寄せられました。最初は慣れないという人もいましたが、数か月もすれば慣れてスムーズに運用できるようになり、全体としては士気の向上につながっています。 また、グループ内にはオフィス空間以外にも、情報通信、システム関連、求人、動画制作、広告など異なる業務をもつ企業があります。フリーアドレス化によって共通のスペースで働くことで、組織を超えたコミュニケーションが取れるようになり、お互いの顧客を共有して新たな提案をするといったシナジー効果も生まれています。 組織単位だけでなく、個人単位でも変化が起きました。社員からは「同期同士など横のつながりが強くなった」ことや、「今までは顔を会わせることもなかった他の組織や部署の人たちと話すようになった」といった感想を聞きます。個人単位でもコミュニケーションの幅が広がることで、社内の活性化につながっています。

フリーアドレスを導入するには、まず導入の目的を定めて、フリーアドレスの対象者を決めます。それから、座席数や運用方法を固めていき、デスクやツールなどを選びます。

オフィス空間では、全員がフリーアドレスで働くことができる環境を整えつつも、総務や経理、システム管理など、固定席の方がスムーズにできる業務についてはグループアドレス制を導入しました。

導入にあたって特に重視したのは、出社することに意味があるオフィスにすることです。在宅勤務が増えたことで、今までの通勤時間がもったいなかったと考える一方、自宅では長時間の作業に適したイスがないために腰が痛くなることや、家族がいて集中するのが難しいといった課題も出てきました。業務を効率よく進める上では、出社することの重要性が再認識されました。

そこで用意したのが、オフィスに来たくなるような仕掛けです。様々な業務スペースを用意することによって、自分が最も効率よく働ける場所を選択できるようにしました。また、机を柔軟に組み合わせることができるスペースを活用することで、これまで以上にチームビルディングが円滑に進むようになりました。

フリーアドレスを社内に浸透させるためには、ルールを作ることが重要です。オフィス空間で決めたルールは、基本的には同じ席には座らないことです。席の固定化を防ぐために、メガグループのクラウドPBXサービスのSPICAを導入することで、自分の携帯電話などで代表電話や内線電話を受けられるようにして、固定電話をなくしました。

書類や備品については保管する場所を決めて、必要なときに取り出して、使い終わったら元に戻すルールにしました。自分の荷物を入れるパーソナルロッカーを用意することで、フリーアドレスの机に私物や備品が置きっぱなしになることを防いでいます。

さらに、それまで社内にあった慣習も変えています。掃除やごみ捨ては社歴の浅い社員が行っていましたが、リモートワークなどで出社しない場合もあるので、全員がそれぞれで行うようになりました。

これまで主にアシスタントのスタッフが行っていた来客へのお茶やお水の提供については、フリーアドレス導入後は営業の担当者が自分で出すように変えました。ルール作りは、社員全員がそれぞれの立場で働きやすい環境を作ることに重きを置いています。

オフィス空間では、フリーアドレスの導入によって生まれ変わったオフィスを見学できる「オフィス見学」を、東京渋谷本社と名古屋オフィス、大阪オフィスで実施しています。

社員が実際に働いている状況でフリーアドレスのオフィスを見学できます。実際に業務が行われている中でのWEB会議ブースの使い心地を体験できるほか、ブースやオフィス家具は複数のメーカーのものを使用しているので、メーカー別に比較することも可能です。

東京オフィスは約470坪と広いですが、一つひとつのスペースに異なる意味を持たせています。そのため、50坪くらいのスペースにフリーアドレスを導入している場合でも、参考にしやすい作りになっています。

一般的に、メーカーのショールームを見ただけでは、仕様が豪華なことから手が届かないと考えるケースも少なくありません。それに対して、オフィス空間が実施しているオフィス見学は、比較的導入しやすい設備でオフィスを構築していることと、実際の運用状況について説明ができることが特徴です。

是非、わたしたちの「等身大のオフィス」にお越しください。

オフィス見学の詳細はコチラ