事務所移転時に必要な手続き・流れ徹底解説

事務所移転に必要な手続きを確認する前に、まずは事務所移転の全体的なスケジュール感を把握することがとても大切です。手続きは漏れずに行っていたのに、実際の移転作業の手配は間に合わなかった、急ぎで手配したために移転で実現したいことができなかった…といったことになってしまっては元も子もありません。ここでは簡単に流れについて説明させていただきます。

【移転の6か月前】
・移転方針の決定と全体のスケジュール決め
・旧オフィスの解約手続き
・新オフィスの物件選定

【移転の4～5か月前】
・オフィスデザインやレイアウト考案
・新オフィスで必要な什器の選定
・各種業者の手配

【移転の2～3か月前】
・得意先への移転のお知らせ
・取引銀行への届け出
・社内への説明会

【1か月前】
・ホームページ等の住所変更
・荷造り

大まかにはこのような流れになります。一般的に移転の6か月前から動き始めると余裕をもっての移転ができます。
事務所移転に関する流れについて詳しくはコチラから

まず、はじめに会社移転のために必要な準備を、解説していきたいと思います。項目が多くなってしまうため、この項は準備や手続きのみの解説とし必要書類については後述していきます。

オフィスの解約について

事務所の移転が決まりましたら、まず初めに現在使用居ているオフィスの解約手続きを行う必要があります。オフィスのオーナーやビルの管理会社に解約通知を出しましょう。一般的に解約通知を出すのは退去する6か月前までとなります。契約内容によっては通知のタイミングが異なることもあるので、事前にいつまでに提出すればよいか確認しておきましょう。

合わせて、原状回復工事の範囲や指定業者があるのかどうかをしっかりとオーナーまたはビルの管理会社に確認しるようにしましょう。
オフィス解約のスケジュールに関してはこちらから

ガス・電気・インターネットや電話回線などの手続き

まず、はじめに行っておきたいことはガス・電気・インターネット・電話回線などのライフラインの移転元の解約手続きと移転先での契約の手続きです。

ガスなどの手続きは立ち合いが必要になりますので日程を前もって決めておきましょう。特に、インターネット回線は契約をお願いして、実際に回線工事を行うまで時間がかかってしまうことが多いので、移転が決まったタイミングで早めに手続きを行いましょう。

取引先へ移転の連絡

お得意先や取引先の方への移転の連絡も、必ず移転前に行っておきましょう。移転によって住所や電話番号など変わる項目があれば全ての関係者にお伝えするのがビジネスマナーです。

当サイトでは、移転のお知らせを失礼なくメールで送る方法をまとめていますので、詳細はそちらをご覧ください。
取引先への移転お知らせメールの書き方について詳しくはコチラから
移転挨拶状および移転告知の時期ついて詳しくはコチラから

銀行口座とクレジットカードの登録変更作業

銀行口座やクレジットカードの登録内容の変更もしっかりと行っておきましょう。以前は窓口に出向くことが基本的でしたが、現在は各銀行のWebサイトでも手続きが行えます。届出には登記事項証明書や社印などの必要書類がありますので、早めに確認して揃えておくようにしましょう。

保険の手続き

自社で契約している保険すべてに契約変更手続きが必要になります。
・社会保険
・労働保険
・雇用保険
・健康保険
・厚生年金保険

これら全てにおいて、それぞれの申請が必要なので申請忘れのないよう気を付けましょう。

続いて会社移転の必要書類について見ていきましょう。

次に、事務所移転に伴う各機関への必要書類や届け出についてです。

年金事務所への連絡

年金事務所では、健康保険や厚生年金保険の変更手続きをする必要があります。手続き方法は現事務所と移転先の事務所が同一管轄内かそうでないかで異なるため、しっかり確認しておきましょう。

「適用事業所所在地・ 名称変更届」を管轄の年金事務所に移転後5日以内に書類を提出する必要があります。現事務所と移転先の事務所が同一の管轄外であったとしても、移転前の管轄事務所に提出となるので気を付けましょう。

労働基準法に関わる手続き及び、安全衛生法に関わる手続き

労働者を雇用する全ての事業所には、住所の変更があった際に労働基準管区書での届け出が義務付けられています。また新しい事務所を管轄するにあたって、安全管理者を選び労働基準監督署に申請する必要もでてきますので、これらも事前に準備して当日に提出できるようにしましょう。

一般企業のような一元適用事業所の場合は労災保険と雇用保険を一本化して申告・給付を行いますので、労働基準監督署に書類を提出すればよいですが、建設業や農林・水産業、都道府県・市区町村が行う事業などで二元適用事業所の場合は、労災保険関連と雇用保険関連とを別々のものとして扱うため、労災保険の変更届は労働基準監督署に、雇用保険の変更届は公共職業安定所に提出することとなります。

・労働保険名称・所在地等変更届—-労働基準監督署に提出。（移転後10日以内）

法務局に移転登記申請

会社を設立した際や支店を設置した際には本店所在地・支店所在地をそれぞれ登記することが法律で定められています。事務所移転の際は、これらの登記内容を変更するために、法務局に必要な書類を提出することが必要です。移転するのが本店か支店かによって提出書類や期間が異なるので気を付けましょう。

・本店移転登記申請書—-法務局（登記所）に提出。（移転後2週間以内）
・支店移転登記申請書—-法務局（登記所）に提出。（移転後3週間以内）

税務署・都道府県税事務所へ手続き

税務署・都道府県税事務所へは下記の書類の提出が必要となります。提出期間はほかの書類と比較してゆとりがございますが、忘れないように早めに対応するようにしましょう。

コチラの書類は、移転前後の管轄する税務署・税事務所にそれぞれ提出する必要がございます。

・異動届出書—-税務署にて提出。（提出期限はありませんが早めに提出しましょう）
・給与支払事務所等の届出—-税務署に提出。（移転後1ヶ月以内）
・事業開始等申告書—-都道府県税事務所にて提出。（税事務所によって異なる）

雇用保険事業主事業所各種変更届

ハローワークに対して、「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要となります。書類提出の際には、労働基準監督署に届出をしたときの書類の控えも必要となります。移転後10日以内に提出しないといけません。

郵便物届出変更

郵便物届出変更届は、個人でも出したことがある方も多いのではないでしょうか。
どのような書類かというと、取引先などからの大切な書類が移転後に届くのを防ぐために出す書類です。インターネットで簡単に手続きすることができますが、手続きが完了し新しい住所に郵便物を届けられるようになるのは一週間前後の時間がかかってしまいますので、移転の一週間前を目安に届け出を出しましょう。

防火対象物使用開始届出書

次に防火対象物使用開始届出書です。消防法施行令別表に表記されている事業については移転の7日前までに防火対象物使用開始届出書を提出する義務があります。

防火管理者選任届

新オフィスを管轄するにあたり、消防法に決められている防火管理者を選定し、管轄の消防署に申請します。
防火管理者選任届出書に関する詳しい情報はコチラから

車庫証明

最後に車庫証明です。
現在の駐車場から移転先の駐車場へ移る場合は警察署に自動車保管場所証明申請書を提出することが義務付けられています。

事務所移転する際に注意すべきポイント

移転先の内装工事

最初に移転先の事務所の内装工事です。
すぐに事務所として使用することのできる事務所用のテナントに移転するのでしたら、内装工事は必要ありません。しかし、スケルトンの状態のテナントに移転する場合は、内装業者と工事スケジュールを打ち合わせして、移転日までには工事が完了しておくようにしましょう。

書類や業者の整理やファイリング

次に書類の整理やファイリングです。移転から移転後にかけては公的な書類がたくさん必要となります。いずれも大切な書類ばかりですので紛失しないために事前準備の段階で必要書類を整理してファイリングしておきましょう。

また、移転先の住所変更を伝える必要のあるお得意先の企業の名前と連絡先もこのタイミングで整理しておくと移転してからもわかりやすいですよ！

荷造り

荷造りも早い段階から行っておいた方がいいでしょう。新しい事務所に持っていくものは段ボールにつめて、荷造りをします。その際段ボールに部署名や備品名など何が入っているのか記載しておくと荷ほどきの際、楽になります。

また移転に伴って処分したい粗大ゴミが出た場合は、産業廃棄物の回収業者を手配しましょう。自治体によって回収する日程が月に１回程度しかないところもありますので、こちらも移転が決まったタイミングで手続きを行いましょう。

配送業者や引越し業者の手配

新事務所に机や備品を運ぶため、配送業者や引越し業者を手配しましょう。12月〜4月は引越し業界の繁忙期にあたり希望の日程を選べない可能性もあります。

希望の日に搬入してもらえるよう、早めの手配を心がけましょう。

スケジュールは計画的に

会社の移転を行うには、こなさなければならない膨大な量のタスクがあります。ミスをなくすために移転スケジュールは8ヶ月～半年前から管理して計画的に進めていきましょう。
事務所移転時のスケジュールを作る時のポイントはコチラから

人員を確保して役割分担をする

最後になりますが、移転の際には確認しなければならない項目が膨大なため勿論ミスも増えます。このようなミスを減らすためにも、しっかりと移転について考える担当の人員を2名以上確保し、お互いにミスがないかチェックしあえると良いでしょう。社内で人員の確保が難しい場合には、短期のパート・アルバイトを採用するなどしましょう。