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【会社の住所変更手続き】届け出・必要書類・流れまとめ


【会社の住所変更手続き】届け出・必要書類・流れまとめ


「事務所移転に必要な届け出を知りたい!」
「事務所移転の流れを知りたい!」

個人の引越しとは違い、会社の事務所を移転する場合には様々な手続きやそれに伴う書類が必要になります。 確認しなければならない事項が多いので、間違いのないようにしっかりと事務所移転の流れを把握していきましょう。

当記事をまとめると以下のようなことがわかります。

・事務所移転の流れ
・事務所移転に必要な届け出
・事務所移転の必要書類

流れの中には期限が設けられているものもあり、期限を過ぎてしまうと営業に差し支えるものもありますので失敗は許されません。

ミスを起こさない為の大切なポイントなども説明していきますので、必ず最後まで読みましょうね。


【目次】

【その1】会社移転に必要な準備や手続き

まず、はじめに会社移転のために必要な準備を、移転前日まで・当日・移転後に分けて解説していきたいと思います。項目が多くなってしまうため、この項は準備や手続きのみの解説とし必要書類については後述していきます。


事務所移転の流れ【前日までに行うこと】

この項では移転が決まってから移転日前日までに行っておく流れを説明していきます。

ガス・電気・インターネットや電話回線などの手続き
まず、はじめに行っておきたいことはガス・電気・インターネット・電話回線などのライフラインの移転元の解約手続きと移転先での契約の手続きです。
ガスなどの手続きは立ち合いが必要になりますので日程を前もって決めておきましょう。
特に、インターネット回線は契約をお願いして、実際に回線工事を行うまで時間がかかってしまうことが多いので、移転が決まったタイミングで早めに手続きを行いましょう。

移転先の内装工事
続いて移転先の事務所の内装工事です。
すぐに事務所として使用することのできる事務所用のテナントに移転するのでしたら、内装工事は必要ありません。しかし、スケルトンの状態のテナントに移転する場合は、内装業者と工事スケジュールを打ち合わせして、移転日までには工事が完了しておくようにしましょう。

書類や業者の整理やファイリング
次に書類の整理やファイリングです。後述しますが、移転から移転後にかけては公的な書類がたくさん必要となります。いずれも大切な書類ばかりですので紛失しないために事前準備の段階で必要書類を整理してファイリングしておきましょう。

また、移転先の住所変更を伝える必要のあるお得意先の企業の名前と連絡先もこのタイミングで整理しておくと移転してからもわかりやすいですよ!

荷造り
荷造りも早い段階から行っておいた方がいいでしょう。
新しい事務所に持っていくものは段ボールにつめて、荷造りをします。
その際段ボールに部署名や備品名など何が入っているのか記載しておくと荷ほどきの際、楽になります。

また移転に伴って処分したい粗大ゴミが出た場合は、産業廃棄物の回収業者を手配しましょう。自治体によって回収する日程が月に1回程度しかないところもありますので、こちらも移転が決まったタイミングで手続きを行いましょう。

配送業者や引越し業者の手配
新事務所に机や備品を運ぶため、配送業者や引越し業者を手配しましょう。
12月〜4月は引越し業界の繁忙期にあたり希望の日程を選べない可能性もあります。
希望の日に搬入してもらえるよう、早めの手配を心がけましょう。

取引先へ移転の連絡
お得意先や取引先の方への移転の連絡も、必ず移転前に行っておきましょう。
移転によって住所や電話番号など変わる項目があれば全ての関係者にお伝えするのがビジネスマナーです。
当サイトでは、移転のお知らせを失礼なくメールで送る方法をまとめていますので、詳細はそちらをご覧ください。


事務所移転の流れ【移転当日に行うこと】

続いて移転日当日の流れについてです。
当日の流れは個人の引越しと似ており、新事務所の立ち合いと旧事務所の引き渡しのみです。それぞれ見ていきましょう。

新事務所の立ち会い
移転当日は新事務所に机や備品などを搬入する必要がありますので、立ち合いましょう。
事務所の鍵を開けたり、オフィスのレイアウトのとおりに机を配置してもらうなど、必要であれば指示も行いましょう。

旧事務所の引き渡し
事務所移転後に引き渡しを行う場合もありますが、旧事務所の引き渡しもできれば移転当日に行っておいた方が良いでしょう。引き渡しは、個人の家と同じようにオフィスのオーナーや管理会社が立ち合い原状回復ができているかどうかを確認し鍵のやりとりなどをして完了です。


事務所移転の流れ【移転後に行うこと】

最後に事務所移転が済んでから行う流れについてです。
移転後に行うのは主に各種手続きや住所変更です。

・銀行口座やクレジットカードなどの住所変更
銀行口座やクレジットカードなど会社の資金関連に影響が出てくるものの住所変更は移転後すぐに行いましょう。

保険の手続き
自社で契約している保険すべてに契約変更手続きが必要になります。
・社会保険
・労働保険
・雇用保険
・健康保険
・厚生年金保険
これら全てにおいて、それぞれの申請が必要なので申請忘れのないよう気を付けましょう。

このように、会社の移転には移転前から移転後まで多岐に渡った準備必要です。 時系列でタスクを並べて1つ1つ完了していくと、やり残しがなくなりますよ!

続いて会社移転の必要書類について見ていきましょう。

【その2】会社移転に必要な書類や届け出

【その2】会社移転に必要な書類や届け出

次に、会社移転に伴う必要書類や届け出についてです。
こちらも上の項と同様に、移転前日まで・当日・移転後に分けて解説していきたいと思います。


事務所移転に必要な書類や届け出【移転前日まで】

まず、移転する日までに必要な書類や届け出についてです。

郵便物届出変更届
郵便物届出変更届は、個人でも出したことがある方も多いのではないでしょうか。
どのような書類かというと、取引先などからの大切な書類が移転後に届くのを防ぐために出す書類です。インターネットで簡単に手続きすることができますが、手続きが完了し新しい住所に郵便物を届けられるようになるのは一週間前後の時間がかかってしまいますので、移転の一週間前を目安に届け出を出しましょう。

防火対象物使用開始届出書
次に防火対象物使用開始届出書です。
消防法施行令別表に表記されている事業については移転の7日前までに防火対象物使用開始届出書を提出する義務があります。

車庫証明
最後に車庫証明です。
現在の駐車場から移転先の駐車場へ移る場合は警察署に自動車保管場所証明申請書を提出することが義務付けられています。


事務所移転に必要な書類や届け出【移転当日】

続いて移転当日に必要な書類や届出についてです。

労働基準法に関わる手続き及び、安全衛生法に関わる手続き
労働者を雇用する全ての事業所には、住所の変更があった際に労働基準管区書での届け出が義務付けられています。また新しい事務所を管轄するにあたって、安全管理者を選び労働基準監督署に申請する必要もでてきますので、これらも事前に準備して当日に提出できるようにしましょう!

防火管理者選任届
新オフィスを管轄するにあたり、消防法に決められている防火管理者を選定し、管轄の消防署に申請します。

事業年度・納税地・その他の変更異動届出書・本店移転登記申請書
新オフィスを管轄する税務署長に申請します。


事務所移転に必要な書類と届け出【移転後】

続いて事務所移転後に必要な届け出と書類についてです。
移転後の書類については届け出る場所が様々なのと、届出に期限があるものがとても多いです。そのため、それぞれの書類の提出する場所と期限を箇条書きでまとめました。間違いのないよう、気を付けましょう!

・雇用保険事業主事業所・各種変更届—-公共職業安定所に提出(移転後10日以内)
・異動届出書—-税務署にて提出。(提出期限はありませんが早めに提出しましょう)
・適用事業所所在地・ 名称変更届—-社会保険事務所に提出(移転後5日以内)
・労働保険名称・所在地等変更届—-一元適用事業の場合は、労働基準監督署に提出し二元適用事業の場合は、労働基準監督署・公共職業安定所に提出。(移転後10日以内)
・本店移転登記申請書—-法務局(登記所)に提出。(移転後2週間以内)
・支店移転登記申請書—-法務局(登記所)に提出。(移転後3週間以内)
・給与支払事務所等の届出—-税務署に提出。(移転後1ヶ月以内)

【その3】移転する際に注意すべき2つのポイント

最後に移転する際に注意すべきポイントについて、解説して終わりたいと思います。

スケジュールは計画的に


まず1つ目のポイントは余裕を持ったスケジュールを立てるという点です。
会社の移転を行うには、こなさなければならない膨大な量のタスクがあります。ミスをなくすために移転スケジュールは8ヶ月~半年前から管理して計画的に進めていきましょう。

人員を確保して役割分担をする

2点目は人員を確保するという点です。
移転の際には確認しなければならない項目が膨大なため勿論ミスも増えます。
このようなミスを減らすためにも、しっかりと移転について考える担当の人員を2名以上確保し、お互いにミスがないかチェックしあえると良いでしょう。社内で人員の確保が難しい場合には、短期のパート・アルバイトを採用するなどしましょう。




まとめ

今回は会社の移転に伴う流れや必要書類、届け出のまとめでした。当記事をまとめると以下のようなことがわかりましたね!

・移転に伴うタスクは時系列にまとめて1つ1つ間違いのないようにこなしていく
・移転に伴うスケジュールは計画的に行う
・移転の際は人員を確保にミスのないように進めていく

会社移転には、膨大な手続きが必要になりますのでトラブルのないよう事前に入念な準備を行っておきましょう。





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