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オフィス移転後の問題にどう対処するべきか


ようやくオフィスの移転が完了してほっと一息と思いきや、オフィスのあちこちから問い合わせが殺到するなんてことも少なくないようです。 万全の態勢で臨んだはずなのに、電話回線や電気配線の不具合、ネットワークがつながらない、プリンターが使えないなどの機器トラブルなど、様々な問題が発生する事が考えられます。 このような事態が発生した場合、どう対処していけば良いのか。いくつかの例を挙げながら対処法を考えてみましょう。

【目次】

オフィス移転後の問題にどう対処するべきか

 

移転直後の機器トラブル ネットワーク環境を整える

オフィス移転後のトラブルとして一番多いのが、機器トラブルやネットワークトラブルです。業務時間になっても電話が繋がらない、ネットワークに繋がらないでは業務に大きな支障をきたします。 オフィス移転後によくあるネットワークトラブルとして、

 
  1. 電話が鳴らない、使えない
  2. 社内ネットワークや、インターネットに繋がらない
  3. プリンターが使えない …などがあります。


(1)では、社内の内線設定がうまく行われていないことにより、電話が鳴らなかったり使えなかったりするトラブルが多くあります。電話関係のトラブルをすぐに解決するためにも移転後の初営業日は工事を行った担当者に待機してもらうようにしましょう。

(2)(3)では、LAN配線のミスや移転後に社内ネットワークのIPアドレスが変更になった事での使用できないトラブルが多くあります。
各パソコンの設定を変更する必要もあったりするためネットワーク環境に変更が生じる際は、あらかじめマニュアルを作成し社員自身がパソコンの設定をできるようにしておくとよいでしょう。

新しいオフィスでの業務が移転後すぐに行えるように、移転の前にはネットワーク管理者と共に工事業者との準備は入念に行いましょう。

設備の不具合にはどのような対策が必要か

オフィス移転直後の設備トラブルは、施工業者が無料で修繕するのが一般的です。 ただし、こちらの指示が間違っていて、レイアウト上の配線ミスが生じたりした場合は、再度費用を負担して工事を頼まなくてはいけません。 設備の不具合が起きないように、オフィスの設計には十分な時間をかけて調整していく必要があります。

 

急な人員変化でオフィスのキャパシティと合わなくなったら

業種によるオフィスの内装デザイン

人員増加を見込んでオフィス移転したはずが、売り上げが好調で、当初の予定よりも人員を増やすことになった。 もしくは、合併や事務所統合により同じオフィスに人が集まる事になった。 など、様々なケースが出てくることがあります。そんな時にも迅速に対応できるようにオフィス移転時に準備しておきましょう。

 

人員増加により席数を確保しなければならなくなった場合、通路幅を変えたり、デスクを小さくすることである程度の対応ができます。 オフィスの通路には、人が行き交うメイン通路とデスク間の通路があります。メイン通路の幅は成人男性が余裕をもって相互通行できる幅の確保が必要です。 相互通行の際に肩が当たらない目安としては1.5m程度の通路幅が必要ですが、人員増加時には最低1.2mを確保するようにすることで、その分デスクを増やすことが可能です。 人が背中向きとなるデスク間の幅は、通行するたびに業務に支障が生じないためにも最低1.4mを目安に確保するようにしましょう。


 
オフィス移転後の問題にどう対処するべきか

▲ ネットワークのトラブルは企業に大打撃を与えることも。念入りにチェック!

オフィス移転には莫大な費用が掛かります。 オフィス移転担当者に指名されたら、経営者と同じ目線で会社の将来と経営環境を考える機会を得られたと前向きに捉えて、さまざまな視点から最善の対策を立てていきましょう。




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