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知らないとヤバい!事務所移転のタイムスケジュールとは


知らないとヤバい!事務所移転のタイムスケジュールとは


「オフィスの移転の流れを時系列で知りたい!」
「しっかりとタイムスケジュールを組んで完璧な事務所移転がしたい!」

今回はこのような方のためにオフィス移転の段取りをタイムスケジュール形式に解説していきたいと思います。それでは、早速見ていきたいと思います!


【目次】

【6か月前までに行っておくべきことまとめ】移転方針の決定と旧オフィスの解約予約

この項では6か月前までに行なっておくべきことをまとめました。
6か月前に行う事項はこちらです。
・移転方針を考える
・移転の目的を明確にする
・旧オフィスの退去予告
・新オフィス探し


移転方針や移転の目的を考える

事務所移転を検討し始めた場合、まず移転する目的や移転に伴った方針を定めましょう。
移転する理由には社員の増加や働き方の改革などさまざまな要因があると思いますが、事務所移転は会社にとって命運をかけたと言っても過言ではない大プロジェクトです。
具体的に現オフィスでは何故だめなのか、移転先の事務所でどうしていきたいのかというビジョンを明確にしておきましょう。
こうして、オフィス移転の方針を明確にし始めたら、移転について担当するプロジェクトチームを結成しましょう。
会社の課題に向けてのオフィスレイアウトのみでなく、経営層や社員の総意を組み入れたプランニングを行えるとベストです。


旧オフィスの退去予告や返還金の確認をする

次に旧オフィスの退去予告です。
賃貸物件を借りたことがある人なら、ご存知かと思いますが物件を解約したいと思ってもその日に解約することはできません。賃貸物件には退去予告というものがあり、例えば個人が借りる賃貸契約なら一般的には1か月前までに退去予告をしなければなりません。2月頭に退去したいのであれば、1月頭に退去予告をする必要があります。2月頭に退去予告をすると、3月頭まで家賃発生してしまいます。

それでは、オフィスの退去予告の話に戻りますが、一般的にオフィスを退去するときは6か月前に退去予告の必要があります。1月に退去予告をしたら、7月まで家賃が発生すると言うことです。1月に退去したいのであれば、7月に退去予告する必要があるということです。また退去予告の時期と合わせて確認しておきたいのが、保証金の返還時期と、原状回復の条件です。一般的な保証金の返還時期は引き渡し後3か月〜6か月後と言われています。

そのため、旧オフィスの保証金を新オフィスの保証金に流用することは難しいので、もしそのように計画している場合は別で予算を設けておきましょう。
また、旧オフィスを原状回復する際に指定業者があるかどうかなどの条件もあわせて確認しましょう。


新オフィスを探し始める

続いて行っておきたい事項は新オフィス探しです。
新オフィス探しは予算のみでなく、企業のブランディングなども考慮した立地を選択することが大切となります。また、周囲の環境も大切です。頻繁に郵便局を使用するなら郵便局の有無、得意先と移転先の距離、社員の通勤時間など、さまざまなことに配慮しながら決めましょう。無事候補の物件が決まったら、入居コストや駐車場の有無・新オフィスの設備などを細かくチェックです。

・入居コストの資金は用意できるか
・ビルの設備(電気や空調周り)は工事なしで事足りるか
・駐車場の有無やオフィスビル自体の営業時間

これらの項目は契約前にしっかりとチェックしておきましょう。もし、必要な施設がビル内に備わっていない場合は月々の駐車場や電気の増設代など自分で調達しなければならなくなります。それらの費用も加味して予算に合った物件を探しましょう。


【5〜4か月前までにやっておくことのまとめ】オフィスデザイン考案と必要な家具や什器の把握、各種業者の手配

続いて5〜4か月前までに行っておくべきことを解説していきます。5〜4か月前までに行っておきたいことは以下です。
・オフィスデザインおよびレイアウト考案
・移転に伴って必要な家具や什器の把握
・各種業者の手配

1つ1つ見ていきましょう!


オフィスデザインやレイアウトの考案

まず1点目はオフィスデザインの考案です。
オフィス移転の目的にあったレイアウトを考えることが大切です。会社のイメージにあったデザイン的な視点と、実際に社員が使いやすいかの機能的な視点の双方からレイアウトを考えると失敗が少なくなります。
また、正社員の数より契約社員の方が多ければ席はフリーアドレス制を採用するなどの会社の働き方を考えた上での工夫も忘れないようにし、内装業者と相談しながら進めましょう。


新オフィスで必要な家具や什器の把握

次に、家具や什器の把握です。
新オフィス移転に伴って必要になる家具や什器が出てくると思いますので、オフィスレイアウトを考えるこのタイミングで同時進行で把握しておくと後々楽になります。


各種業者の手配

最後に行っておきたいのは各種業者の手配です。
移転に伴って下記の業者を手配する必要があります。特に内装業者と引越業者は、このタイミングで必ず手配しておきましょう!

《手配が必要な各種業者》
・不動産業者(新オフィスや旧オフィスの打ち合わせ)
・電話やインターネット業者(新オフィスのネット回線)
・内装業者(新オフィスの内装工事)
・OAリース機器業者(プリンターや什器の手配)
・セキュリティ業者(新オフィスのセキュリティ業者の手配)
・引越業者(新オフィスへの引越業者)

会社の規模によって手配する業者は異なりますが、手配し忘れてないか一度一通り確認しましょう。


【3〜2か月前までにやっておくことのまとめ】得意先への移転のお知らせや、銀行への届け出

【3〜2か月前までにやっておくことのまとめ】得意先への移転のお知らせや、銀行への届け出

続いて3〜2か月前までに行っておくべきことを解説していきます。
3〜2か月前までに行っておきたいことは以下です。
・得意先への移転のお知らせ
・移転に伴う取り引き銀行への届け出
・社内への説明会

1つ1つ見ていきましょう!


得意先への移転のお知らせ

まず1点目に得意先や取り引き先への移転のお知らせをしましょう。
移転のお知らせは相手側に失礼のないように、メールもしくは手紙にてお知らせします。当サイトでは事務所移転のお知らせメールの書き方を詳しく解説していますので、詳しくメールの書き方を知りたい方はそちらをご参照ください。

【保存版】事務所移転のお知らせに使えるメールの書き方


移転に伴う取り引き銀行への届け出

次に、移転に伴った取り引き銀行への届け出です。
会社と取り引きのある銀行に移転先の住所や連絡先を伝えておく必要がありますので忘れずに行いましょう。


社内への説明会

最後に行っておきたいことは、社内への移転に伴った説明会です。
移転先の施設のルールや、各備品はどこに設置してあるかなどをわかりやすく資料にまとめて説明しましょう。また、会社の命運をかけたオフィス移転も社内全体に移転する理由や課題が伝わっていなければ何の意味もありませんので、併せて課題を共有することが大切です。


【1か月前までにやっておくことのまとめ】ホームページや書類の住所変更

続いて1か月前までに行っておくべきことを解説していきます。
1か月前までに行っておきたいことは以下です。
・会社ホームページや資料の住所変更
・荷造り


ホームページなどの住所変更

ホームページや社員証など旧オフィスの住所が記載されているものはすべて変更する必要があります。

・ホームページ
・ゴム印
・名刺
・社員証
・伝票
・社判
・印章

これらには、住所が記載されている場合が多いので全て新オフィス住所に変更したものを用意しておきましょう。


荷造り

続いて、荷造りです。
移転後に荷ほどきのしやすいように、段ボールには誰の使用している備品か、新オフィスのどの場所に配置すれば良いのかなど、引越業者や立ち会う社員が一目でわかるように記載しておきましょう。このタイミングで、廃棄する什器などが決定していれば廃品業者を手配しておくとスムーズです。


【移転当日のやることまとめ】新オフィスでの立ち合い

次に移転当日にやることについてです。
移転当日には、引越し業者の立ち合いを行います。引越業者と常に連絡を取ることができる担当を決めておくとスムーズに進むでしょう。

ここでは
・旧オフィスからの荷物は全て運べているか
・レイアウト通り正しく搬入されているか
・引越しに伴う傷はできていないか(新旧オフィスともに)

などに着目しながら進めていきましょう。


【新オフィス移転後〜のやることまとめ】旧オフィスの原状回復と移転後の諸手続き

最後に移転後に行うことについてです。
移転後に行うことは大きく分けると以下になります。
・旧オフィスの原状回復と引き渡し
・関係官庁届け出


旧オフィスの原状回復・引き渡し

退去後にはまず旧オフィスを引き渡すための原状回復を行います。
原状回復を行う際の指定業者の有無は上の項でご紹介した通り移転6か月前に行いますので、ここで行うべきことは、基本的にはビルオーナーへの引き渡しや原状回復工事の立ち合い業務になります。


事務所移転に伴う書類の提出(関係官庁届け出)

続いて移転後に行うべきことは、関係官庁へ書類の提出です。
移転に伴い、法務局や税務署に届出を出す必要があります。提出書類によって、移転後2週間以内・移転後1か月以内など期限が決まっていますので、忘れずに提出しましょう。 関係官庁に提出する書類は、当サイトの別記事に分かりやすくまとめてありますのでご参考にしてみてくださいね。

【会社の住所変更手続き】届け出・必要書類・流れまとめ



まとめ

知らないとヤバい!事務所移転のタイムスケジュールとは

今回は事務所移転のタイムスケジュールのまとめでした。
オフィス移転は、退去手続きをして入居手続きをすれば終わりではありません。
あなたの想像以上にさまざまなタスクを抱えることとなります。
焦りは失敗のもととなりますので、時系列でなにを行えば良いのか、どんな手配をしておかなければならないのかをしっかりと把握しましょう!
最後に、オフィス移転に失敗しないためのチェックリストをご用意しております。しっかりとリストを見ながら抜け漏れないようにしたい方は是非お問い合わせください。

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