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事務所移転時の5つの注意点


事務所移転時の5つの注意点


「事務所移転の注意点とは?」
「慌てずに失敗なく事務所移転をしたい!」

事務所移転をはじめると、抱えるタスクが多すぎて大切な届け出や手続きを忘れてしまうなんて話をよく聞きます。特に移転後と移転前の手続きは、個人が引越するのと比べ物にならないくらい複雑で、書類の提出先も多岐に渡りますので、とても面倒です。

そこで、今回はそんな事務所移転を間違えることなくスムーズに進めるための5つの注意点についてまとめてみました。当記事を読むと以下のようなことがわかりますので、是非参考にしてみてください。

・旧オフィスの契約条件と退去要件の整理と対策
・新オフィスの選定と契約条件の確認ポイント
・オフィスレイアウトのポイント
・内装工事をうまく進めるポイント
・オフィス移転手続き関連の漏れチェック

それでは1つ1つ詳しくみていきましょう。


【目次】

事務所移転注意点①【旧オフィスの契約条件と退去要件の整理と対策】

まず、1つ目の注意したいポイントは旧オフィスについてです。
旧オフィスから新オフィスへ移転する場合には、通常の個人の賃貸契約のように現在入居中のオフィスオーナーに解約予告を行う必要があります。解約予告しなければならない時期は、契約しているオフィスによってさまざまですが、一般的には契約予告は6か月前には提出しておかなければならない場合が多いです。つまり1月に退去予告を出しても7月までは旧オフィスの家賃がかかってしまうということです。
オフィスの家賃は高額な場合が多いですので、旧オフィスと新オフィスの無駄な家賃の被りをできるだけ避けたい方は、一度契約書を確認しておくと良いでしょう。

次に原状回復工事の手配を行いましょう。
個人の賃貸マンションとは違い賃貸オフィスでは契約期間が満了するまでに原状回復の工事を行っておく必要があります。尚、居抜きオフィスといって設備や家具が元々ついており、すぐにオフィスとして使用できる物件を契約していた場合は、個人の賃貸マンションと同様で退去してからオーナーが原状回復を行って、その後費用を請求してくる場合も多くなっています。

1点目の注意点をまとめると

・旧オフィスの退去予告は何か月前か把握する。
・基本的に契約満期までに原状回復をする必要がある。

ということでしたね。
それでは、続いて2点目の注意点を見ていきましょう。


事務所移転注意点②【新オフィスの選定と契約条件の確認】

2点目の注意点は、新オフィスについてです。
新オフィスの注意点はオフィスの選定と契約条件についてです。まずはオフィスを選ぶ基準から見ていきましょう。 オフィスは以下の4点のポイントを考慮しながら決めるのが基本です。
1.賃料
2.立地
3.広さ
4.移転時期

この4点のポイントに優先順位をつけて、希望に沿ったオフィスを探していきましょう。

また、同じビルであっても景気や移転時期で坪単価が5,000円以上変動する場合がありますので、景気の動向や貸主の考えていることを見極めることも大切です。
候補物件が定まったら、次に契約条件を確認しましょう。気をつけなければならない点は目先の賃料・共益費などの数字的な条件ではなく、長い目で考えた生涯コストを考えた契約かどうかです。それには賃貸・共益費の交渉はもちろんのこと、退去時にかかる費用など全て踏まえたトータルコストの交渉をしましょう。

オフィスを実際に使いはじめる家賃発生日の交渉も忘れずに行い移転に伴う二重家賃の貸借期間を少しでも減らしてくださいね。更にオフィスのレイアウト業者は自由に選んで良いのか、ビルの指定の業者があるのかも、前もって確認しておいた方が良いでしょう。
一般的にビルで指定している業者は、相場より金額が高くなっており入居時や退去時の無駄な経費を削減するためにも、賃貸借契約を締結する前にしっかりと聞いておき、場合によっては入居条件として交渉を試みてみるのもありです。

2点目の注意点をまとめると

・オフィスは4つのポイント(賃料・立地・広さ・移転時期)をもとに決める
・契約は目先の金額のみでなく、長い目で見たトータルコストの良い契約を結ぶ
・内装工事をする業者の指定はあるのかないのか、しっかりと確認する

ということでしたね。
それでは、続いて3点目の注意点を見ていきましょう。


事務所移転注意点③【やり直しが効かないオフィスレイアウト】

事務所移転注意点③【やり直しが効かないオフィスレイアウト】

続いての3点目の注意点は、オフィスレイアウトについての注意点です。
ザイマックスグループが統計したアンケート結果によると、事務所移転に伴った業務の中で一番大変だった業務は「レイアウト」であると全体の約4割の人が回答しました。
オフィスレイアウトは、使いやすさや移転の目的に合わせてレイアウトするだけではなく、社員全員が使いやすい事務所になるように考えなければならないため、個人で考えるには限界があります。そのため、オフィスレイアウトを担当するプロジェクトチームを結成し取り組んだ方が良いでしょう。

レイアウトする際には、実際に収容する人数1人あたりにどれくらいのスペースが確保できるのかや、そのようなレイアウトをした場合に法規上に問題がないかの確認(防災関連)、受付や会議室のプランニングも忘れずに行いましょう!
また、レイアウトのことのみでなく新オフィスについてのマニュアルを作成しておくことも大切です。ビルの規則や、避難経路及び鍵の管理方法、ビルの使用可能時間など就業するにあたって必要なポイントをまとめておきましょう。

3点目の注意点をまとめると

・レイアウトはプロジェクトチームを結成し綿密に打ち合わせを重ねる
・レイアウトの際には社員一人あたりどの位のスペースを取れるのか、間取りは法規上問題がないか、会議室などのスペースはどうするかについて確認をする
・レイアウトのみでなく、新事務所のマニュアルも作成しておく

ということでしたね。
それでは、続いて4点目の注意点を見ていきましょう。


事務所移転注意点④【内装業者との綿密な打ち合わせ】

4点目の注意点は内装工事についての注意点です。
レイアウトが決定すると計画は一気に具体化していきます。外部の業者への発注や、什器の購入などその後の計画がどんどん進んでいってしまいますといよいよ後戻りはできませんので、内装業者などと現実的なレイアウトかどうかを相談しながら、間違いのないように慎重に進めていきましょう。

特に重要なのは内装工事着手のタイミングと内装業者の選定です。
内装工事には、遅くとも移転する3か月前までには着手している必要があります。2か月で工事を完了し、入居1か月前には工事が完了しているイメージで進めていきましょう。

内装業者を選定するポイントは、料金は勿論ですが、移転目的に合ったレイアウトを提案してくれているか、・企業イメージと内装が合っているかが大切です。また、このタイミングで新しく購入する什器などのリストアップと、廃棄する什器のリストアップをして必要であれば廃品業者も手配しておくと良いでしょう。

4点目の注意点をまとめると

・内装工事は入居3か月前から着手し、入居1か月前には完了させる
・工事のレイアウトが企業イメージとあっているかに注意する

ということでしたね。
それでは、最後に5点目の注意点を見ていきましょう。


事務所移転注意点⑤【オフィス移転手続き関連の漏れチェック】

最後の注意点はオフィス移転手続きの漏れについての注意点です。
移転先が決定してレイアウトが完了したら、一安心ではありません。事務所移転には、移転前の手続きから移転後の手続きまで多岐に渡った手続きがあり、個人の引越しで行う手続きの比ではありません。
この項では、手続きに漏れを出さないためのチェックリストを作成してみました。

事務所移転には主に以下の施設で手続きをすることとなります。

・消防署・・・防火管理に係る消防計画
・法務局・・・登記申請書類:旧本店所在地宛て申請書、新本店所在地宛て申請書および印鑑届出書添付書類:株主総会議事録1通、取締役会議事録1通
・税務署・・・移転手続完了後の登記簿謄本
・都道府県税事務所・・・移転手続完了後の登記簿謄本
・社会保険事務所・・・登記簿謄本(登記簿上所在地と事業所在地が異なる場合は、賃貸借契約書写しを併せて添付)
・労働基準監督署・・・登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し
・公共職業安定所・・・登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し

公的な手続きは、移転してから何日以内に済まさなければいけないという期限つきのものも多いので、計画的に行っていきましょう。

更に公的な施設のみでなく、取り引き先やお得意先への連絡、電気・インターネット回線会社への変更手続きなども忘れないようにしましょう。

・NTT(電話やインターネット回線会社)
・取り引き先への移転お知らせメール
・金融機関
・コピー機・複合機などをレンタルしているリース会社


まとめ

事務所移転時の5つの注意点

今回は事務所移転時の注意点についてのまとめでした。
オフィス移転は数多くのタスクを同時進行で進めていく必要がありますので、どうしてもミスが出がちです。
移転に伴う費用や時間を少しでも減らすために今回ご紹介した5つの注意点に気をつけて、オフィス移転を無事成功させてください。
当サイトでは、事務所移転をタイムスケジュール形式でご紹介もしています。こちらもぜひ、ご参考にしてみてください。

知らないとヤバい!事務所移転のタイムスケジュールとは





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