COLUMN
・オフィス移転のタイミングでレイアウトを最適化させたい
・レイアウトの変更で業務効率を上げたい
・社員の仕事満足度を向上させたい
こんな悩みをお持ちではないでしょうか。
オフィスのレイアウトは、社員の作業効率や集中力、時には働きがいや満足度にも直結してくる重要な要素になります。
ただし、そのオフィスレイアウトには正解がなく、会社の規模や社員に求めるもの、業種または部署によって様々です。
この記事では、そういった様々な場面においてオフィスレイアウトを考える上で最適化に必要な事をまとめましたので是非参考にしていただければと思います。
どんなにおしゃれなレイアウトでも、人が通れない通路を作ってしまうとそれはオフィスとしての機能を果たすことができません。会社の規模や業種に限らず、どんなレイアウトでもベースとして必要なスペースというのはある程度決められています。まずは、レイアウトを考える前の基礎知識として頭に入れておく必要のある要素をまとめていきたいと思います。
オフィスの移転時などに、社員数が50名のときどのくらいのスペースで賃貸オフィスを探したほうが良いの？と最初に考えるはずです。
基本的な考え方として一人あたりの必要坪数は、最低2坪ということをよく言われます。もちろん、レイアウトや内装などを工夫したり、フリーアドレスにすることで、最低2坪という考え方に柔軟性を求めることもできます。但し、オフィス移転では「まずは物件を確保するところから」というパターンが多いと思いますので、目安として一人あたり最低2坪でオフィス選定をしていけばいいと思います。
また、会社のブランディングが必要だったり、来客が多かったりすると凝ったデザインにしなければならないことあります。そういう際は余裕をみて一人あたり2.5～3坪確保しておいても良いでしょう。
レイアウトを考える上で一番大事なことはイメージだといっても過言ではありません。集中して作業をすることが必要なエンジニアが多いのであれば、個人の作業に特化させたブースのような形にすると良いかもしれません。逆に、同じエンジニア集団でもチームでの確認作業等が多かったりするとそのチームでコミュニケーションが取りやすいようなデスク配置にすることも考える必要があります。
また、社員それぞれが様々はプロジェクトに関わっていて、多くのメンバーと意思疎通が必要なのであれば、固定席というのは必要なく、フリーアドレスベースでレイアウトを考えると良いかもしれません。
上記のように、業種・職種・その会社の働き方をイメージし、レイアウトを検討していくと業務効率の向上に繋がりやすいと言えるのではないでしょうか。
「動線」とは、オフィス内での人の動きのことを言います。例えば、自分の席からプリンターまでの経路も一つの動線になります。人が何か行動を起こす際に、自然に取る動きや経路をしっかりとイメージして、レイアウトを設計すると働きやすいオフィス環境を作ることができると言えます。
動線はどんなオフィスでも自然とできてくるのですが、その動線上で「プリンターまでの距離が遠いな…」と思うにしても、全員の要望を聞くことはできませんが、よくプリンターを使う部署の近くに設置するとストレスに感じる人を少なくすることができるかもしれません。
とはいっても、最適な動線を考えるというのはなかなか難しいです。ここでは、どの動線を考える際にも役立つ基本的な3つのポイントを紹介しておきます。
従業員がよく行うアクションというのは限られてきます。そこに対してシンプルにどの経路だと最短で働きやすそうかということを考えると良いです。あまりにアクションを細々出しすぎて、全てに対応しようとすると複雑なレイアウトになり、レイアウト作成がなかなかスムーズに進まなくなってきます。
従業員がよく行うアクションは、動線を1つではなく2つ目の控え動線も考えていると、後々なにかトラブルなどに見舞われて主要動線がつかえなくても、ストレスを軽減することが可能です。
意外とおざなりになりがちなこの「避難経路・非常口」は最も重要な動線だと言えるはずです。従業員の安全を確保するのも企業の役目ですし、その安全を作り出すのが最適な動線になります。業務効率やデザインを考えるのも大事ですが、この「避難経路・非常口」への動線も忘れずに対応するようにしましょう。
オフィスレイアウトを考える際、一番はじめに考えがちなのが、仕事の主要スペースとなるワークスペース（執務室）になりますが、この順番が最適といえるか疑問に思います。
オフィスレイアウトをスムーズに考えていきたいという方は、「応接室」から考えてみると良いでしょう。なぜかというと、応接室の配置できる条件はある程度決まっています。そういった条件に縛られる部屋から配置した後に、ワークスペース（執務室）を考えていくとスムーズにレイアウトを引けることが多いです。
応接室で考えられる必要な条件は以下になります。
一番の理由はセキュリティの部分です。奥の部屋にしてしまうと、執務室等を経由することによりPC画面や重要な書類などが見られてしまったり、場合によってはクライアントから「この会社はセキュリティ面が不安だ」と思われてしまうこともあります。
入口になるべく近い配置にするというのは必須要件だと思っていいでしょう。
トイレへの動線もすごく大事になります。トイレへの動線がスムーズで分かりやすいとお客様にとってもストレスがありません。また、日当たりやお茶出しのしやすい動線というのも考えられると接客パフォーマンスの向上に繋がるため、可能であればそういった細かい気遣いも加味したレイアウト配置にできると理想的だと思います。
少し細かいですが、給湯室（従業員がよく利用する休憩室等も含む）が接客室に隣接し、お客さんと接触する可能性が多いという事態も避けたほうが良いので、可能な限りそういった部分も想定できるとなお良しだと言えます。
ワークスペース（執務室）は実際に業務を行うメインスペースなので、最重要部分といえるでしょう。この執務室をどういったデザイン・レイアウトに組み立てていくかが、会社のカラーやブランドイメージ、社員の働きがいといった部分に繋がってくると言えます。
今回はレイアウトに関してということで、どういったレイアウトにするか考える時に何をベースに（優先して）形成していくのがいいのでしょうか。それは今後の会社の人員増減の方針をベースに考えると良いでしょう。
これからどんどん新入社員を採用していきたい！人数を増やしていきたい！と考えるのであれば、一人あたりの専有部分をなるべく節約するような形でレイアウトを取る必要があります。逆に、一人ひとりの生産性や集中できるための十分なスペースを取りたいということであれば、一人あたりの作業スペースをゆったりとるレイアウトを求めていく必要があります。
難しいと思うかもしれませんが、その方針さえ決まればある程度どういったレイアウトになるのかは自ずと絞れていくので後々レイアウトを組み直すなどの重複した手間をかけると言った失敗にはなりずらいと思います。
では、実際にレイアウトにはどういった種類があるのか一つずつ見ていこうと思います。
では、オフィスの事務所レイアウトのデスクの形・パターンを見ていければと思います。
それぞれのレイアウトパターンには特徴（メリット・デメリット）がありますので、基本的には今回紹介するパターンをそのまま使ったり、組み合わせて使ったり、部署や業種・会社の方針によって考えてみてください。
社員のモチベーション向上や採用強化のためにもおしゃれなオフィスレイアウトにしたいという企業様がとても増えております。しかし単にオフィスをおしゃれにするだけでは一時的なモチベーション向上にしかならず、業務の効率化や社員の定着にはつながらないこともあります。そこでおしゃれなレイアウトをするためのポイントを紹介します。
おしゃれなデザイン・レイアウトを想像してくださいというとカフェ風をイメージする方が多いかと思います。実際にカフェのように木目を基調とし、フリーアドレスで働けるような企業を雑誌などで見かけることは多いと思います。しかし、カフェ風のデザイン・レイアウトがどの企業にぴったりかといわれると疑問です。例えばキッズ向けの商材を扱っている企業なのであれば、カラフルでポップなコミュニケーションスペースを設ける、ゲーム開発会社なのであれば、遊び心をくすぐるようなコミュニケーションを設けるなど、自社のサービスイメージやコンセプトに合わせてデザイン・レイアウトすることが重要です。そうすることで、社員のモチベーションの維持などの効果はもちろん、アイディアの創出や業務効率などの業績へのプラス効果がはたらくこともあります。
おしゃれなレイアウトをする際はしっかりとそこを利用する社員の声や働き方を反映させるようにしましょう。例えば、あまり周りに聞かれたくない打ち合わせが多いようならオープンな打ち合わせスペースを多く設けるよりも、防音のしっかりとした打ち合わせスペースを多く設けたほうがいいかもしれません。また、クリエイターが多いような会社であればフリーアドレスデスクを設けるよりも、自分の作業に集中できる個室のようなワークスペースを設けたほうがいいでしょう。 このように、一概におしゃれなレイアウトといっても、働き方によっては適切・不適切があります。レイアウトの段階から、そのスペースの使う社員はどのような社員で、どのように利用するのかということをしっかりと想定した上でおしゃれなレイアウトを組むようにしましょう。
限られたスペースの中に、企業活動に必要な要素を盛り込む事が要求される小規模オフィス。
効率の良い小規模オフィスを実現するためのポイントや、デザイン・レイアウトのコツを考えます。
空間が限られた小規模オフィスの場合、個人の執務に必要なパーソナルスペースの大小が全体に影響を及ぼします。
一般的には、社員1人あたりの執務スペースの最低限度は6㎡程度。ワークスペースの天井高さの最低限度は2.6㎡程度と言われています。*1
パーソナルスペースを最小化する際には、いくつか考慮するポイントを知っておきましょう。
（*1…社会法人ニューオフィス推進協議会規定）
執営業や開発等、周囲とのコミュニケーションが重要視されるオフィスと、制作・設計等、作業に集中する環境が必要な場合では、レイアウトパターンが変わります。
最もコンパクトな島型（対向式）レイアウトはコミュニケーション型、コンセントレーション型の場合はパーティションを設けるか、卍型レイアウトにする等の配慮が必要です。
パーソナルスペースを最小化することで業務にストレスがかかるのでは、良いオフィスとは言えません。パーソナルスペースを少なくできるように個人保有の物を減らし、書類や用度品は共有化します。スムーズに共有できるよう、ファイリングシステムや用度の管理システムを整えましょう。
小規模オフィスの場合、会議室・応接室・作業室等、目的別エリアを持つことは困難。さまざまなビジネスシーンにフレキシブルに対応できる空間が必要です。
サイズの変えられる大テーブルを１つ置けば応接やミーティングに使え、作業台にもなります。
くつろげるコーナーを、時間によって応接と社員のリフレッシュに使う等、利用用途を重ねていく場所にしましょう。
小規模オフィスは一目で全体を見渡せない方がビジネスイメージが上がると言われています。
パーティションや棚等のオフィス家具を利用して、スペースを間仕切りましょう。
スペースを分ける場合、執務エリアは空間を凝縮させ、応接エリアを広めに取るのが効果的。家具で区切る際も、上部を開けると閉塞感が減ります。
小規模なオフィスの場合、人が増えると
・思ったよりも狭い
・キャビネットなどの収納の数が足りない
・社員間のコミュニケーションが取りづらい
などの問題が発生しやすいです。
5年後10年後まで見据える必要はないですが、少なくとも2年後ぐらいまでの人員計画を考慮した上でレイアウトをすると、上記のようなトラブルを事前に防ぐことができます。
先述したとおり、自社内の簡単なレイアウト変更であれば自分たちで上記レイアウトを参考に考えてもらえれば良いのですが、規模が大きくなったりオフィス移転のタイミング等であれば、プロにサポートを求めることをおすすめします。
オフィス環境というのは、その会社のブランディングや社内の生産性に密接に関わる重要な要素です。そのため、オフィス移転やレイアウト変更は会社の重要な一大イベントになります。レイアウト作成に限らず、スケジュール調整などをとっても必要で一つのミスが業務効率の大きな悪化に繋がることもあります。
また、レイアウトに関しては、一度ダメだったからもう一度作り直すというのが非常に難しくかなり非効率です。総合的に考えてプロの業者に入ってもらうことで、この一大イベントを成功につなげたいと考える業者が多いのもそういった理由ではないでしょうか。オフィスの広さ等に限らず、オフィス移転・レイアウトのプロに依頼することがおすすめです。
では、業者を選ぶ際はどういったポイントで選ぶべきなのでしょうか？
レイアウトの変更相場は本当にバラバラです。ただレイアウトを図面上に起こす程度なら数十万でできることもありますし、デザインも含めるということであれば全く費用は違ってきます。また、業者によっても大きく変わってくるところではあるのでまずは相談するしかありません。
レイアウトの無料作成を受けている業者もありますので、まずはそういった業者へ相談し、費用感や先述の自分たちでは分からないリスク、プロにお願いすることのメリット等、自社の状況で依頼する、しないの判断材料にもあると思いますのでおすすめです。
また、デザインだけの業者もあれば、移転プロジェクトを丸々請け負います！という業者もあります。デザインだけの業者に依頼する場合は内装業者などは別で手配するなど、移転担当者の負担も大きくなるので、移転プロジェクトをワンストップでサポートする業者の方が、移転に関わる負担を最小限にできるでしょう。
弊社もオフィスのレイアウト・デザインから実際の内装施工、什器やOA機器等をトータルサポートする体制を整えており、また、レイアウト相談に関しても無料でレイアウト作成を行うサービスもありますので相談（説明）できる範囲が大きいと思います。
是非お気軽にご相談いただければと思います。
フリーアドレス席型レイアウト…固定席をなくし、自由に席を変えられる柔軟性の高いレイアウトです。
テレワークの普及などにより出社率の低下した際も無駄なスペースを設ける必要がなく、様々な働き方に対応したレイアウトが可能です。
アイランド型レイアウト…島方とも言われる最もスタンダードで無駄のないレイアウトです。
並列式レイアウト…スクール方式とも言われるレイアウトで、全員が同方向を向き、一番前に部門のリーダーが位置するレイアウトで、
全員に対して指示出しや様子の把握がしやすいレイアウトです。
他にも背面型レイアウトやブース型レイアウトなどあります。
詳しくは、オフィス事務所レイアウトの6つのパターンとその効果をご覧ください。
費用を抑える際には、可能な限り現状の什器などを活用し、新規購入する什器を抑えたレイアウトの提案などもさせていただきます。 お客様のご予算に合わせたご提案が可能ですのでお気軽にご相談ください。
会議室の数や座席数、収納スペースなどそれぞれどの程度必要なのかを整理した上で、入り口に近いところから動線を考慮に入れながら配置していくとレイアウトを作成しやすいです。 自社で動線などを考慮してレイアウトを組むのは非常に難しいので、弊社のようなレイアウトのプロに任せることをおすすめします。
はい、レイアウトの作成は無料で対応しておりますので、お気軽にご相談ください。
はい。弊社ではデザイン性はもちろんのこと、お客様の働き方（テレワークなど）を考慮した機能的なオフィスの設計をさせていただきますので、お気軽にご相談ください。
レイアウト変更のメリットとしては、「業務の効率化」「コミュニケーションの活性化」「テレワークなどの新しい方への対応」の3点がございます。オフィス空間ではお客様の現状や課題をヒアリングの上、デザイン性、機能性をともに追求したオフィスレイアウトの提案をさせていただきます。
