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オフィス移転時に手配する事チェックリスト


オフィス移転の際に、エントランスのデザインを決めたり、家具・什器を考えたりと社内のレイアウトに関する業務を中心に行ないますが、細かい手配関係はどうしても後回しになってしまいます。 移転した際に、「あ!?忘れてしまった!!」という事を無くす為に、今回は意外と忘れがちだけれども、非常に重要な社内・社外の変更手配をご紹介します

【目次】

オフィス移転時に手配する事チェックリスト

印刷物の手配

すべての印刷物を移転先の住所に変更する必要があります。 名刺、パンフレット、カタログ、封筒など既存の印刷物のほか、DMやポスター、チラシの場合は配布日によって旧住所、新住所を注意して変更しなくてはなりません。 配布物をみたお客様がお問い合わせできるよう、オフィス移転の前には旧住所、オフィス移転の後には新住所で配布するようにしましょう。支店がある場合は、移転しない支店の印刷物に、移転するオフィスの旧住所が残ってしまっている場合があります。移転するオフィスだけでなく、全社の印刷物をチェックして、更新するように気を付けてください。

印刷物は、入稿から概ね2週間ほど印刷に時間がかかります。納品時に印刷ミスがあった場合なども考慮して1カ月前には完成させておくことをお勧めします。

ウェブサイトの手配

ホームページ、メルマガ、ブログ、SNSなど自社で管理しているサイトのほか、外部に依頼している各種PRサイトなどをリストアップして、すべてのサイトの住所を変更するように手配します。

移転挨拶状および移転告知の時期

移転挨拶状および移転告知の時期

取引先に送る移転挨拶状は、移転する1カ月前には完成させておくことが理想的です。 充分にチェックをして印刷することが前提ですが、万が一、印刷ミスがあった場合、1カ月前に出来上がっていれば、刷り直しの時間を取ることができます。 挨拶状とともに、ウェブサイトでの告知も必要になります。 ホームページでの移転告知は、挨拶状が取引先に届くのと同じタイミングでアップできるよう準備をしておきましょう。

タイムリーに流せるSNS、メルマガ、ブログでの告知も同様です。 なお、自社管理以外の登録サイトの住所変更は、移転と同時に変更されることが重要です。

関係官庁への届け出

関係官庁への届け出は、移転の前に行うものと後に行うものがあります。手続きには時間がかかるものもありますので、関係書類は早めの提出を心掛けましょう。 必要な届け出について簡単にご紹介しますので移転の前にチェックをしてみてください。

・郵便局

移転が決まったらすぐに最寄りの郵便局で転送などの手続きをします。 私書箱を作っている場合は、新たな住所を管轄する郵便局で開設する必要があります。

・電話・回線会社

移転が決まり次第、電話回線等の新規および移転の申し込みを行います。 移転前に工事日程を打ち合わせ、新オフィスの新設と旧オフィスからの撤去を行います。

・警察署

車庫証明を取る必要がある場合は、移転前に手続きを済ませます。

・消防署

移転後遅滞なく、防火管理者選任届を提出します。

・法務局(登記所)

移転日から2週間以内に届け出ることになっています。 その他の官庁への届け出に新しい登記簿謄本が必要になりますので、早めに手続きをする必要があるでしょう。

・社会保険事務所

移転後5日以内に、事業所所在地の訂正を届け出ます。

・都道府県税事務所

新オフィスでの事業開始から10日以内に、事業開始申告書を提出します。

・公共職業安定所

事業所の所在地に変更があった日から10日以内に届け出ます。

・労働基準監督署

複数の届け出が必要な場合があります。所在地変更届は、保険関係が成立した日の翌日から10日以内に届け出ます。

・都道府県税事務所

新・旧税務事務所に、事業開始日から10日以内に届け出ます。

・税務署

新・旧納税地所轄税務署に、移転日から1カ月以内に届け出ます。

 
 
オフィス移転時に手配する事チェックリスト

▲ スムーズに進めるには早めの行動が肝心。

このように、手続きには数多くの種類があります。 「あ!?忘れてしまった!!」と言う事がないよう、余裕を持ったスケジュールで移転を進めていきましょう。




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