オフィス移転のスケジュールの作り方と移転時に手配することチェックリスト

1.現オフィスの解約予告期間を確認する

オフィスビルは6か月に解約通知を出さなければ解約できないパターンが多くなっています。まずは現在のオフィスの解約予告期間などの取り決めをしっかり確認してから、原状回復の確認と予算の算定を行いましょう。

2.物件の情報収集をする

物件を選定される際は、ホームページ上で物件情報などを確認して、移転先を決定する際の基本的な知識を増やしましょう。ある程度調べることができたら、具体的な物件の相談をして下見にいきます。 相談する際は、こちら側の条件（広さ、交通機関、採光、ビルのグレード等）をしっかり伝える事がポイントです。譲れない点や妥協できる点もある程度考えておくと、話がスムーズに進みます。

3.移転先の選定をする

物件の下見を一通り終えたら、まずはその物件のメリット、デメリットの抽出作業をしていきましょう。「あの物件は日当たりが良かったけど、交通の便が悪い」など、気になる点を箇条書きでどんどん出していきます。
その中で、“最優先にするべきところは何か？”“最低基準は何か？”ということをより明確にして、物件を決める判断材料にしましょう。

移転先が決まったら、いよいよ移転準備を開始します。

1.レイアウトを考える

オフィスレイアウトを作る際は、現在のオフィスで改善したい点を抽出して、効率的で働きやすい環境を生むためには、どういうレイアウトにすればいいのか？新たな家具、パーティションなどの購入も検討しながら、レイアウトの作成を進めていきましょう。
特に、導線（オフィス内の人の動き）を意識してレイアウトを組むことで、業務効率の大幅な改善が可能です。 レイアウトを作成する際は、法律の制限などがあるため、設計担当者と協力し作り上げていくことをおすすめします。

2.電気、通信の変更について

移転に伴い、電話番号、インターネット接続業者の変更、電気配線の工事などの手配が必要となってきます。 電話番号を変更する際には、取引先への連絡や、印刷物の記載事項の変更など、様々な業務が発生しますので、変更の有無は早めに確認しましょう。
インターネットの接続は、業者を変更するしないに関わらず、工事に１か月くらい要する場合がありますので、早めに対応することを心掛けましょう。 電気の配線は、オフィスレイアウトによっては工事が必要になる場合がありますので、移転が決まったら移転担当者に確認を取りましょう。

3.引っ越し業者の選定

引っ越し業者を選ぶ際は、価格よりも、スムーズに引っ越しできる業者かどうかを選定する事が一番賢い方法です。
費用のみで比較することが多いですが、新規で購入した家具の搬入や、システム構築のスケジュールなどを考慮した引越しが必要のため、移転のスケジュールを把握している引越し業者を選定しましょう。

移転6か月前とした場合のスケジュール例です。移転の状況にあわせて参考にしてください。

■移転6か月前

・現オフィスの解約予約、原状回復条件の確認
・物件調査、移転先オフィスの選定

■移転5か月前

・現オフィスの原状回復工事の見積り
・移転ガイドライン立案
・物件の内覧と選定

■移転4か月前

・移転スケジュールの確定
・物件契約
・レイアウト基本設定
・原状回復打ち合わせ

■移転3か月前

・各種工事発注
・レイアウト決定
・内装・設備工事発注
・引越し什器決定
・廃棄対象什器決定

■移転2か月前

・電話回線の移転手配
・電話機・コピー機の移設手配
・電話新番号決定
・LAN配線図決定
・引越しマニュアル作成
・移転挨拶状の作成
・社内印刷物の作成
・工事作業届け
・原状回復工事発注

■移転1か月前

・物件引渡し
・内装工事着手
・什器の搬入
・電源・LAN・空調工事
・リース会社に連絡
・移転スケジュールの説明
・社員証明書の再発行
・通勤定期の買い替え
・取引先への連絡
・関係官庁へ提出

■移転後

・旧オフィスの原状回復工事
・旧オフィスの明け渡し
・移転に伴う廃棄物の処理

オフィス移転の際に、エントランスのデザインを決めたり、家具・什器を考えたりと社内のレイアウトに関する業務を中心に行ないますが、細かい手配関係はどうしても後回しになってしまいます。移転の1か月前までには手配を済ませておくべきことを紹介します。

印刷物の手配

すべての印刷物を移転先の住所に変更する必要があります。名刺、パンフレット、カタログ、封筒など既存の印刷物のほか、DMやポスター、チラシの場合は配布日によって旧住所、新住所を注意して変更しなくてはなりません。
配布物をみたお客様がお問い合わせできるよう、オフィス移転の前には旧住所、オフィス移転の後には新住所で配布するようにしましょう。支店がある場合は、移転しない支店の印刷物に、移転するオフィスの旧住所が残ってしまっている場合があります。移転するオフィスだけでなく、全社の印刷物をチェックして、更新するように気を付けてください。

印刷物は、入稿から概ね2週間ほど印刷に時間がかかります。納品時に印刷ミスがあった場合なども考慮して1か月前には完成させておくことをおすすめします。

Webサイトの手配

ホームページ、メルマガ、ブログ、SNSなど自社で管理しているサイトのほか、外部に依頼している各種PRサイトなどをリストアップして、すべてのサイトの住所を変更するように手配します。

移転挨拶状および移転告知の時期

取引先に送る移転挨拶状は、移転する1か前には完成させておくことが理想的です。 充分にチェックをして印刷することが前提ですが、万が一、印刷ミスがあった場合、１か月前に出来上がっていれば、刷り直しの時間を取ることができます。 挨拶状とともに、Webサイトでの告知も必要になります。 ホームページでの移転告知は、挨拶状が取引先に届くのと同じタイミングでアップできるよう準備をしておきましょう。

タイムリーに流せるSNS、メルマガ、ブログでの告知も同様です。 なお、自社管理以外の登録サイトの住所変更は、移転と同時に変更されることが重要です。

関係官庁への届け出

関係官庁への届け出は、>移転の前に行うものと後に行うものがあります。手続きには時間がかかるものもありますので、関係書類は早めの提出を心掛けましょう。 必要な届け出について簡単にご紹介しますので移転の前にチェックをしてみてください。

・郵便局

移転が決まったらすぐに最寄りの郵便局で転送などの手続きをします。 私書箱を作っている場合は、新たな住所を管轄する郵便局で開設する必要があります。

・電話・回線会社

移転が決まり次第、電話回線等の新規および移転の申し込みを行います。 移転前に工事日程を打ち合わせ、新オフィスの新設と旧オフィスからの撤去を行います。

・警察署

車庫証明を取る必要がある場合は、移転前に手続きを済ませます。

・消防署

移転後遅滞なく、防火管理者選任届を提出します。

・法務局（登記所）

移転日から2週間以内に届け出ることになっています。 その他の官庁への届け出に新しい登記簿謄本が必要になりますので、早めに手続きをする必要があるでしょう。

・社会保険事務所

移転後5日以内に、事業所所在地の訂正を届け出ます。

・都道府県税事務所

新オフィスでの事業開始から10日以内に、事業開始申告書を提出します。

・公共職業安定所

事業所の所在地に変更があった日から10日以内に届け出ます。

・労働基準監督署

複数の届け出が必要な場合があります。所在地変更届は、保険関係が成立した日の翌日から10日以内に届け出ます。

・都道府県税事務所

新・旧税務事務所に、事業開始日から10日以内に届け出ます。

・税務署

新・旧納税地所轄税務署に、移転日から1か月以内に届け出ます。

▲ スムーズに進めるには早めの行動が肝心。

このようにオフィス移転を進めるには、かなりの時間、人員を必要とし、手続きには数多くの種類があります。 「あ!?忘れてしまった!!」と言うことがないよう、余裕を持ったスケジュールで移転を進めていきましょう。 社内の状況的に、移転業務を行なうことが難しいということであれば、移転をワンストップで担当できる企業に依頼されることをおすすめします。 オフィス空間では、オフィス移転に関してコンセプト策定からレイアウト・デザイン設計、内装工事までオフィス移転に関してワンストップでコンサルさせていただいております。移転に関するチェックリストもご用意しております。詳しくはオフィス空間のオフィス移転サービスをご覧ください。