はじめてオフィス移転をする方へBeginners Guide

オフィス移転担当者に任命されたら必ずすべき3つのこと

昨今、オフィス移転は「住所』や『面積』が変わるだけのものではなくなり、会社の『環境と運用の見直し』と捉え『経営のターニングポイント』と考える企業様が増えています。 しかし、移転を進めるうえで何から進めていけばいいのかわからない方も多くいらっしゃいます。オフィス移転担当という重大なミッションを負担なく成功に導くには何をすべきなのでしょうか。

ステップ1

まず、オフィス移転の
目的とコンセプトを明確にしましょう!

ある日突然、上司から移転担当者に任命された。しかし、経験も知識も頼れるツテも無い…。何から始めれば良いのかもわからない…。何より、本来の業務との兼任ができるか心配。 どうしたら、このミッションを成功できるのだろう?

目的やコンセプトが明確でないと…

失敗その1

坪数だけで不動産を契約してしまったけど
イメージしている
レイアウトが作れない。

失敗その2

レイアウトが悪いせいか、
無駄なスペースや窮屈な席があって
社内からクレームの嵐が…

失敗その3

業者がバラバラで判断ができない。
打合せの度に方向性が変わって
完了がかなり遅れた…

失敗その4

増員計画に合わせてせっかく2倍の
広さのオフィスに移転したのに
採用が全然うまくいかない…

目的とコンセプト4つのポイント

何を目的として移転するのか?
その優先順位は?

移転を機に克服したい
現オフィスの『課題』とは?

どのくらい先を見据えて
移転なのか?

移転する事で予測される
メリット・デメリットは何か?

ステップ2

次に、
移転の流れを把握しましょう!

オフィスの規模や前述の目的とコンセプトで異なりますが、一般的にはオフィス移転は6ヵ月から1年のプロジェクトです。 以下の図を参考にして移転の大まかな流れを把握しましょう。

スケジュール
  • ●旧オフィスの解約予告
  • ●現状回復条件の確認
  • ●新オフィス物件の選定
  • ●新オフィス物件の決定
  • ●レイアウト作成
  • ●内政・施工業者へ依頼
  • ●什器備品の廃棄・購入依頼
  • ●電話などの移設依頼
  • ●OA機器など移設依頼
  • ●リース会社へ移転連絡
  • ●内装工事着手
  • ●移転挨拶状の用意
スケジュール
  • ●取引先への連絡
  • ●関係官庁への連絡
  • ●原状回復工事依頼
  • ●引越し
  • ●現状回復工事
スケジュールイメージ図
スケジュール図
  • ●旧オフィスの解約予告
  • ●現状回復条件の確認
  • ●新オフィス物件の選定
  • ●新オフィス物件の決定
  • ●レイアウト作成
  • ●内政・施工業者へ依頼
  • ●什器備品の廃棄・購入依頼
  • ●電話などの移設依頼
  • ●OA機器など移設依頼
  • ●リース会社へ移転連絡
  • ●内装工事着手
  • ●移転挨拶状の用意
  • ●取引先への連絡
  • ●関係官庁への連絡
  • ●原状回復工事依頼
  • ●引越し
  • ●現状回復工事
ステップ3

そして、
移転チェックリストやるべきことを確認

情報収集、打合せ、交渉、選定、届出、確認…と、『やるべきこと』は多岐にわたります。しっかりと確認しながら漏れのないように進めていかなくてはいけません。

移転チェックリスト

不動産物件選定

  • 物件情報収集
  • コスト算出
  • 内覧
  • 条件交渉
  • 契約スケジュール調整

レイアウト作成

  • コンセプト作成
  • 部署間調整
  • 具体的な要望作成
  • レイアウト図面作成依頼
  • レイアウトの詳細な精査
  • 必要な什器備品の選定
  • 不要な什器備品の選定

業者選定

  • レイアウトに基づいた必要工事項目の確認
  • ビル側との工事区分調整・確認見積依頼
  • 見積の内容に過不足が無いかチェック
  • 価格交渉

届出関係

  • 関係各庁への手続き
  • ビル側への工事届・搬入出届
  • 移転案内状作成
  • 取引先への案内
  • ホームページ修正依頼

最終スケジュール調整

  • 社内向け移転説明会開催
  • 依頼した各業者、ビル側とのミーティング
  • 各項目の最終チェックおよび業者への発注作業
  • 引き渡し確認
  • 各工事、移転当日の立会・指示

オフィス空間がご提供するオフィス移転のワンストップサービスをご利用いただければ、はじめての方でも、予定通り確実に移転を成功させることができます。

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