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オフィス移転費用のシミュレーション


オフィスの移転に際しては、フェーズを分けてやるべき作業を洗い出し、発生する費用をシミュレーションする必要があります。併せて、法務局(登記所)・税務署等届出関係の作業を確認し、全体の進行スケジュールを作ります。


【目次】

オフィス移転費用のシミュレーション


オフィス移転にかかる費用をシミュレーションする

[移転にかかる経費]

〇物件確保 …預託金・敷金・保証金等
〇レイアウトプラン作成 …プランニング・デザイン費
〇家具什器、OA機器購入 …家具什器及び機器購入費
〇内装工事(間仕切等) …内装工事費・サイン工事費・間仕切工事費
〇電気照明工事 …電気工事費・電気照明工事
〇電話通信機器工事 …電話・FAX・受付電話配線工事費
〇ネットワーク工事 …LAN工事費・VPN工事費・ネットワーク構築費
〇引越し …運搬費・家具等一時保管費・設置費
〇不用品処理 …不用品処理費・パソコンの廃棄など
〇原状復帰(旧オフィス) …内装修繕費・廃材処理費

[移転に伴い発生する経費]

〇印刷費 …名刺類刷新・告知物等の印刷費
〇デザイン費 …印刷物デザイン費
〇各種申請費 …法務局・税務署への届け出経費
〇その他経費 …移転祝い・記念品作成費など


オフィスの移転費用計画とコスト管理のポイント

まずは、費用を算出する前に、各所にヒアリング及び資料請求をします。

[旧オフィス]
 ・どの程度の原状回復が必要か、ビル管理・オーナーとの条件確認
 ・現オフィスで使用している什器・機器の移転後の使用有無の確認

[新オフィス]
 ・新オフィスに求められる規模と機能の確認
 ・大まかな内装工事費の現状ヒアリング
 ・オフィス家具、什器の資料請求(リース確認)
 ・OA機器の資料請求(リース確認)
 ・大まかな電気工事費の現状ヒアリング
 ・大まかな運送費の現状ヒアリング

次にヒアリングに基づき、各経費予算を積み上げで全体予算を策定します。

予算を策定する時には概算値を設けますが、ヒアリングの際に各業者がバッファを加えた金額を挙げている場合も多いので、過度なバッファを設ける事は甘いコスト管理になります。初期のバッファはせいぜい1割程度に抑え、各コストをしっかり検証して詰めて行きましょう。

基本経費計画策定後は、[物件確保]→[新オフィスインフラ工事]→[引越し]→[旧オフィス原状回復]と、実施計画に基づきコスト管理を行います。コストを管理する際は、単純に1作業が安い会社ではなく、全体のスケジュール管理ができる会社を選び、総体的にコストを下げるのがポイントです。


いつ支払う? オフィス移転に伴う費用の精算のタイミング

オフィス移転費用のシミュレーション

[旧オフィス]

(1)解約届出(3ヶ月~半年以上)
短期解約違約金を払わないで済むように、解約予告期間(通常3ヶ月~半年)に注意します。

(2)精算確認(退去1ヶ月前)
原状回復の確認・費用の精算方法・敷金返還時期の確認等、早めに精算確認を済ませ、退去後、早めに精算ができるようにします。

(3)敷金・原状回復工事費(退去後)
(4)電気・ガス・水道等公共料金(退去後)


[新オフィス]

(1)契約(移転前3ヶ月~1ヶ月[企業規模による])
契約時に預託金・敷金・保証金・共益費などの費用が発生します。契約と同時にインフラ工事に入れるように、早めに現場図面を入手して契約後最短で移転できるようにします。

(2)内装インフラ工事(現場引渡し後)
内装インフラ工事は、発注先により清算時期が異なります。設計・デザイン事務所の場合は、契約時に着手金を支払う場合があります。建設会社や大手デベロッパーの場合は、比較的長めの手形決済なので、その点も業者を選ぶ際のポイントになります。





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