【必読】時代に合わせたオフィス移転をしないと損をする理由

「働き方が変化したためオフィスの使い方を見直したい」「レンタルオフィスから移転をするため一括で移転を依頼したい」「増員しオフィスが手狭になった」「オフィスの家賃の値上げ交渉をされている」「ビルが建て壊しになる」等、私たちオフィス空間にご相談をいただく経緯は様々です。
どのような経緯でオフィスの移転、もしくはオフィスのリニューアルを検討し始めたとしても、一番重要なことはオフィスのコンセプトを決定することです。

オフィスのコンセプトというと漠然とした印象を抱いてしまうかもしれませんが、企業が目指す方針やビジョンなどをヒントに紐解いていくと分かりやすいかもしれません。コンセプト策定の方法について、詳しくは下記のコラムで紹介していますので是非参考にしてください。
コラム：「【必読】オフィスのコンセプト策定の重要性と方法について」

オフィスのコンセプトが決まったら、コンセプト実現のための現状の課題を挙げていきます。よく伺うお客様の課題としては、「採用に時間もコストもかかってしまう」「離職率が高く社員が定着しない」「社員同士のコミュニケーションが促進されていない」などが挙げられます。お客様が抱えている課題に対する解決方法として今のオフィスのリニューアルが望ましいのか、移転がふさわしいのかを検討していきます。

「ビルが建て壊しになる」等の避けられない外的な要因以外の場合は、まずは移転とリニューアルを両方の観点から検討してみましょう。ただ、移転が望ましいのか既存のオフィスでのリニューアルが望ましいのか判断に悩んでしまう場合も多いですよね。以下の3つのポイントを考慮し、検討してみてください。

（１）一人当たりの坪数

一般的に、一人あたりの必要坪数は最低2坪と言われています。もちろん、レイアウトを工夫したり、フリーアドレスにしたりすることで、最低2坪という考え方に柔軟性を求めることもできます。その反対で、来客が多かったり、これから人数を増やしていく計画があったりする場合は、余裕をみて一人あたり2.5~3坪確保しておいた方が良いです。 現在のオフィスは、従業員数に適した坪数でしょうか？
もしも従業員数に対してオフィスが手狭に感じているなら、移転を検討することをおすすめします。

（２）ビルの耐久性

地震に強いビルを選択するためには、1981(昭和56)年の新耐震基準施行後のビルであるか、耐震補強工事が施されたビルであることがポイントです。BCP（事業継続計画＝Business Continuity Plan）が問われる今日、社員の安全は経営の重要課題となっています。
現在のオフィスビルの耐震性能を今一度見直してみましょう。

（３）立地

土地によっては、そこにある企業のイメージが定着していることがあります。例えば、金融系の企業は丸の内・大手町に多くあり、IT系企業のオフィスは渋谷や六本木に集中する傾向があります。企業ブランドを強化したいと考えているなら、リニューアルよりも移転が有効です。
また、駅からの距離や交通の便が良いかどうかは人材確保の強化に繋がります。採用に悩みがある場合は、現在のオフィスの立地について考えてみてください。

費用が気になるという方は、リニューアルをした場合と移転をした場合の費用算出のご相談も承っております。まずは専門スタッフがヒアリングに伺いますので、お気軽にお問い合わせください。
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次のチャプターでは、オフィス移転を検討するお客様の理由として、よく挙がる要件を見ていきます。

オフィスの環境と仕事の生産性には、実は相関関係があります。生産性向上のためにオフィス移転をするというのはよく挙がる理由のひとつです。

たとえば、従業員数に対して狭すぎるオフィスは社員のストレスに繋がり、日々の業務の集中力を欠いてしまいます。また、デスクとコピー機が離れた場所に配置されているなど、動線が考えられていないオフィスでは仕事の効率は下がってしまいます。
生産性を向上させるためには、従業員数に適した広さか？動線を考えたレイアウトか？という点にも着目してみましょう。

また最近では、その時々の仕事内容に適した場所で業務を行えるよう、ABW（Activity Based Working）を導入し、個別ブースやミーティングエリアを設ける企業が増えています。社員が仕事中に気分転換できるようなリフレッシュスペース・休憩スペースを作れば、生産性の向上だけでなくアイデアの創出にも繋がるでしょう。

オフィスは会社のイメージを決める大きな要素です。特に就活生の80％は会社の第一印象で志望を決定すると言われています。

求職者は面接のためにオフィスに訪れる機会もありますので、実際にオフィス環境を目にすることができます。そこでは、自分が将来働くことになるオフィスは働きやすい環境か？立地・交通の便は良いか？などが重要視されます。明るく清潔感のあるオフィスはもちろんのこと、社員がリラックスできるカフェスペースなどがあると好印象を持たれるでしょう。

その他にもビルのブランド力、外観やエントランスの美観などが会社の印象になりますが、いずれにしても、来訪者が明るく働く姿がイメージできてこそ、応募につながります。
実際移転により応募件数が倍増したケースも多くあります。

もし社員の定着がよくないと感じたら、それはオフィス環境のせいかもしれません。明るい空間か？ビルの共用部はきれいか？休憩スペースはあるか？といった点も社員のモチベーションを左右します。

また、女性社員の雇用を考えるなら女性目線のオフィス作りが必須。トイレが男女共用だったり、近所にランチスポットが少ないというのもマイナスポイントです。

社員はオフィス移転で会社の成長を実感することもあるので、活性化のための移転も業績アップのステップです。

オフィス移転は従来の働き方を大きく変えるチャンスでもあります。特に近年は、コロナによってリモートワークやフリーアドレス、サテライトオフィス、DX推進、WEB会議などの「新しい働き方」が一気に広まりました。このような「新しい働き方」に対応するために、オフィスもアップデートする必要があります。

たとえば、リモートワークを取り入れた企業では、従来のように一人ひとりに割り当てられた固定席は不要になるでしょう。固定席を撤廃し、フリーアドレスを導入するのも良いかもしれません。その分空いたスペースにはリフレッシュエリアなどを作って社員同士のコミュニケーションを活性化させるスペースにしても良いでしょう。

自社内の勤務体制が変わらなかったとしても、取引先とのWEB会議が増えた、というのはよく聞く話です。自席では周囲の音や視線が気になって集中できないが、一人が会議室を占領してしまうと常に会議室が埋まった状態となり、本当に必要なときに必要な人たちが使えないといった問題が出てきます。これらを解決するために、WEB会議ブースや個別ブースを取り入れる企業が増えています。

オフィスの賃料相場は、様々な要素で常に変動しています。物件賃料は築年数、駅からの距離などの条件で決まりますが、それだけでは計りきれないのが実情。 駅近で低賃料もあれば、古くても値が下がらない物件もあります。

更新の際に賃料交渉をしていなかったり、賃料維持で納得していたり、長期間賃料が変わらない場合は要注意。無駄な賃料を支払っているかもしれません。
一般的に、企業の固定費の中で最も割合を占めているのはオフィスの賃料です。効率的な経費削減をするために、賃料の見直しは有効な手段のひとつと言えるでしょう。
各地域のオフィス賃料相場はオフィス空間までお問い合わせください。

オフィスビルの場合、同じ面積でも居室の状況や柱の位置などによって、有効面積は大きく増減し、3～40％がデッドスペースになる場合もあります。オフィス賃料は契約面積で決まるため、現状より狭いが有効面積の大きな物件を選ぶことで、賃料を抑えることが可能です。
また、現在使用していないスペースはないか、常勤者の人数に変化はないかなどの見直しも必要といえます。

とはいえ、スペースがない窮屈なオフィス設計はオフィスのイメージや社内の生産性に悪影響が出てきてしまいます。しっかりと状況を見定めた上でオフィスの見直しを判断をすべきです。
オフィスのスペースが有効活用できていないと感じる方は、是非オフィス空間にご相談ください。

オフィスの移転は完成して終わりではなく、社内のルール作りなどの社内整備や、働き方の変化に合わせたレイアウトの改善等を行う必要があります。

フリーアドレスを導入したけれどなかなか浸透しない、社内の中で気分転換ができるスペースがない、会議室が足りない等、私たちオフィス空間も自社のオフィスづくりで多くの課題に直面してきました。
私たちオフィス空間も時代の変化に合わせ、社員の声を集め、社内のルール作り、オフィスのリニューアル等の改善を重ねオフィスづくりをしています。自社のオフィスづくりで実践したノウハウや、課題と失敗、社員から好評だった取り組みなどを正直に、実際に社員が働いているオフィスをご覧いただきながらオフィス見学でご案内しています。 東京・名古屋・大阪の3都市で開催中です。
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私たちオフィス空間も試行錯誤を重ね、自社のオフィスづくりを続けてきました。だからこそ、お客様の等身大のお悩みに寄り添ったオフィス空間のオフィスをご覧いただけると実感しています。
変化し続ける等身大のオフィス見学にぜひ一度お越しください。

オフィス移転やリニューアルの際は、目的やコンセプトを明確にし、それに沿ってレイアウト・デザインなどを決めていくことがプロジェクト成功のポイントになります。
オフィス空間では、専門のオフィスコンサルタントがお客様のご要望や移転目的をしっかりとヒアリングのうえ、オフィス移転・リニューアルの最適なコンセプトや見積りをご提案します。詳しくはオフィス空間のオフィス移転サービスをご覧ください。